源数据表：Excel学习的唯一要点-英雄云拓展知识分享

学Excel可以不去管函数，不去管宏，只需掌控一个要点就能够了：学会设计一张个标准、正确的源数据表。

我们使用Excel的终究目的，是为了得到各式各样用于决策的分类汇总表，一个源数据表完全可以满足要求。它的设计理念却很简单，就是是一张中规中矩、填满数据的一维明细表。

这个表有3大优点：通用、简洁、规范。不管是销售、市场数据，还是物流、财务数据，都可以用完全相同的方式寄存于源数据表中，区分仅仅在于字段名称和具体内容。

一项工作有时可以牵扯出几10张Excel表，大量重复数据，却又没有一份是完全的。相反，所不同的是，如果坚持一项工作一张表格的原则，即使与很多数据打交道，Excel文件也能够少量。这样你可以轻松找到需要的数据;最大程度避免重复性工作;业务数据容易备份和交接;还可以将“变”表的技能发挥得淋漓尽致。

但是要设计这张天下第一表，最重要的资质是工作经验!如果你只在于技能的学习，而疏忽了对工作本身的积累和感悟，终究还是没法驾驭Excel。

表格毁容5宗罪(内含源数据表制作方法)

第一宗罪：标题的位置不对

我们常常由于过分突出视觉效果，或图一时方便，情不自禁就做出形态各异的毛病表格，为后续工作埋下隐患。在Excel默许的规则里，连续数据区域的首行动标题行，空白工资表首行也被默许为标题行。

但是标题行和标题不同，前者代表了每列数据的属性，是挑选和排序的字段根据;而后者只是让浏览该表的人知道这是一张甚么表，除此之外不具有任何功能。所以，不要让标题占用工作表首行。

第2宗罪：使人纠结的填写顺序

之所以会做出一张顺序颠倒的表格，是由于设计的时候疏忽了填表流程和工作流程之间的关系。我们在Excel中的动作，特别是数据录入的动作，必须与工作顺序保持一致。

就拿请假这件事来讲，了解员工请假信息的顺序通常是：今天是甚么日期?请假的是谁?请的甚么假?请几天?转换成Excel字段，就变成日期、姓名、请假类型、请假天数。只要把这些字段从左到右顺次排列，就可以得到顺序正确的源数据表。所以只要在设计之前想清楚工作流程，排个顺序还不是小case!所谓的设计其实就这么简单。

第3宗罪：人为设置的分隔列(类似段落空行)破坏了数据完全性

这类做法会，在满足视觉需求的同时，破坏数据的完全性。

Excel是根据行和列的连续位置辨认数据之间的关联性，所以当数据被强行分开后，Excel认为它们之间没有任何关系，因而很多分析功能的实现都会遭到作用。姑且不说挑选、排序、函数匹配和自动取得分类汇总表，一个最直观的作用就是当你选中一个单元格，再按Ctrl+A，本来应当把所有数据全选上的，现在却只能选中1/3的数据。仅仅是选中数据这一项工作，就会由于这些人为的隔断让你有得忙。所以，对源数据表，保持数据之间的连续性非常重要。

第4宗罪：合并单元格。(悲剧啊……身受其害啊……要长记性啊……)

严重破坏了数据结构在源数据表中合并单元格，是最多见的操作。可这类看似让数据更加清晰可见的方式，对表格的破坏性却远远胜过前面几例。能做出这类表格样式，首先是由于缺少天下第一表的概念，同时，也离不开对合并功能的长时间误读。

“合并及居中”的使用范围仅限于需要打印的表单，如招聘表、调岗申请表、签到表等。而在源数据表中，它被全面制止使用，即任何情况下都不需要出现合并单元格。源数据表里的明细数据必须有一条记录一条，所有单元格都应当被填满，每行数据都必须完全并且结构整齐，就像话费详单一样。

合并单元格之所以作用数据分析，是由于合并以后，只有首个单元格有数据，其他的都是空白单元格。另外，合并单元格还造成全部数据区域的单元格大小不一。所以在对数据进行排序时，Excel会提示毛病，致使排序功能没法使用。

第5宗罪：源数据被分别记录在不同的工作表

大多数事情都是分时容易聚时难，Excel也不例外：分开源数据很容易，合起来就很难。我们就应当把同类型的数据录入到一张工作表中，而不要分开记录。由于源数据表的数据完全性和联贯性，会直接作用到数据分析的进程和结果。

把一年12个月的数据分成12张工作表是出于甚么目的?为了看着方便，也容易找到数据?错了!放一张工作表里，挑选一下，也能看着方便，找着容易，况且还能应用更多的技能对数据进行分析。

Excel是强盛的数据处理软件，它有它的规则。视觉效果固然重要，但还是要讲求方便实用。一张工作表提供了数万行乃至数百万行(不同版本)的数据空间，足够你折腾了。