excel 数据验证的小技能，你一定要会！-英雄云拓展知识分享

大家在工作中使用“数据行之有效的性”这个功能应当还挺多的吧？多数人经常使用它来做选择下拉、数据输入限制等。今天向大家介绍几个看起来不起眼但实际很高效率的功能。

1配合“超级表”做下拉列表

以下图所示的表格，需要在E列制作一个下拉列表，这样就没必要手动输入岗位，可直接在下拉列表当选择。

这个时候，多数人的做法多是点开数据行之有效的性对话框后，直接手动输入下拉列表中需要的内容。

这样做有一个弊端，当新增加岗位时，需要重新设置数据行之有效的性。我们可以建立专门的表作为此处的来源。在工作簿中建立一个基础信息表。以下图所示，将表2命名为基础信息表。

在基础信息表的A1单元格处点击“插入”-“表格”。

弹出“创建表”对话框，直接单击“肯定”便可在表格中可以看到超级表。

在表格中直接输入公司已有的岗位，超级表会自动扩大，以下所示。

选中全部数据区域，在表格上方名称框为这列数据设置一个名字，如“岗位”，按回车肯定。

设置好名字后，点击“公式”-“用于公式”，在下拉菜单中就能够看到我们刚才自定义内涵的名称，可以随即调用。在以后的函数学习中也会用到这个。

回到最初的工资表中，选中E列数据，点击“数据”-“数据行之有效的性”。

在弹出的对话框中，在“允许”下拉菜单当选择“序列”。

在“来源”下方输入框中单击，然后点击“公式”选项卡“用于公式”-“岗位”。此时就能够看到在“来源”中调用了“岗位”表格区域。

点击“肯定”后，E列数据后都出现了一个下拉按钮，点击按钮，可在下拉列表当选择岗位。

这时候若有新增岗位，直接在基础信息表中的“岗位”超级表里增加内容。以下图，我在A12单元格输入新增的研发总监的岗位。

回车后，可以看到表格自动进行了扩大，新增岗位被收录进了“岗位”表格区域中。

此时我们再回到工资表，查看E列任意单元格的下拉列表，可以看到列表末尾增加了“研发总监”。

使用excel2010版本的火伴注意，使用超级表后，可能会出现数据行之有效的性“失效”的情况，这时候只需要取消勾选“疏忽空值”便可。

2人性化正告信息

以下图所示的表格中，选中C列数据，设置为文本格式。由于我们的身份证号都是18位的超长数字，不会参与数学运算，所以可以提早设置整列为文本格式。

调出数据行之有效的性对话框，输入文本长度-等于⑴8。

在C2单元格输入一串没有18位的数字时，就会弹出正告信息以下图所示。

此时的正告信息看起来很僵硬，而且有可能使用表格的人看不懂，我们可以自定义内涵一个人性化的正告信息让人知道如何操作。

选中身份证列的数据后，调出数据行之有效的性对话框，点击“出错正告”选项卡，我们可以看到下方所示的对话框。

点击“样式”下拉列表，有“停止”、“正告”、“信息”3种方式。“停止”表示当用户输入信息毛病时，信息没法录入单元格。“正告”表示用户输入信息毛病时，对用户进行提示，用户再次点击肯定后，信息可以录入单元格。“信息”表示用户输入信息毛病时，仅仅给予提示，信息已录入了单元格。

在对话框右侧，我们可以设置信息的标题和提示内容，以下所示。

点击肯定后，在C2单元格输入数字不是18位时，就会弹出我们自定义内涵设置的提示框。

3圈释毛病数据和空单元格

以下图所示，当我把C列设置为“正告”类信息后，用户输入毛病数据，再次点击肯定后，还是保存了下来。这时候我需要将毛病数据标注出来。

选中C列数据，点击“数据”-“数据行之有效的性”-“圈释无效数据”。

这时候身份证列输入的毛病数据都会被标注出来。但是没有录入信息的空单元格却没有标注出来。

若想将没有录入信息的空单元格也圈释出来，我们点击“数据行之有效的性”下拉列表中的“清除无效数据标识圈”先清除标识圈。

然后选中数据区域，调出数据行之有效的性对话框，在“设置”对话框中取消勾选“疏忽空值”。

此时再进行前面的圈释操作，可以看到录入毛病信息的单元格和空单元格都被圈释出来了。

当我们公司人数有几百个，用这类方法就能够轻松找出其中被漏掉的单元格。今天的教程就到这里，你学会了吗，我们将继续深入。利用好数据行之有效的性，在统计数据时可以节俭很多时间。

excel 数据验证的小技能，你一定要会！的下载地址：

本地下载