数据验证可以规范用户的文本及数字输入格式，如只能输入指定区间的数值、只能输入文本数据、限制输入空格、限制输入重复值等。设置了数据验证条件后，对符合条件的数据允许输入，对不符合条件的数据则制止输入。因此，这种情况下，利用此设置可以实现数据的正确性和行之有效的性的检查，避免输入毛病的数据。

另外，还可以设置输入提示信息。即对选中单元格的数据输入做出提示；同时也能设置出错正告信息，即当输入毛病时弹出正告信息。本文主要介绍数据验证基本设置的10个技能：

选中单元格时给出输入提示

本例要求在列表中输入“一中高考成绩”，为了提示录入者输入正确范围的数据，可以设置当选中该区域的单元格时自动显示提示文字。

具体步骤为：选中B3:E10单元格区域 - 在“数据”选项卡的“数据工具”组中单击“数据验证”按钮，打开“数据验证”对话框 - 切换至“输入信息”选项卡 - 确认勾选“选订单元格时显示输入信息” - 在“标题”文本框中输入“请输入分数” - 在“输入信息”文本框中输入“语数英分数在0⑴50之间！理综分数在0⑶00之间！” - 单击“肯定”按钮完成设置。当选中B3:E10区域中的任意单元格时，会显示输入的提示文字。

设置输入数据大小的区间

除设置输入提示以外，还可以设置当输入的数字不在某个特定区间内时自动弹出输入毛病提示框，以提示重新输入符合数据范围的数字。以理综成绩为例，我们可以设置允许区间为0⑶00，当输入的数据不在这个区间时则会弹出输入毛病提示框。

具体步骤为：选中E3:E10单元格区域 - 在“数据”选项卡的“数据工具”组中单击“数据验证”按钮，打开“数据验证”对话框 - 选择“设置”选项卡（默许）- 在“验证条件”栏下设置“允许”条件为“整数”，“数据”条件为“介于”，“最小值”和“最大值”分别为“0”和“300” - 单击“肯定”按钮完成设置。当在E3:E10区域中的任意单元格中输入不在0⑶00之间的数值时就会弹出毛病提示框，提示重新输入符合要求的数据。

输入数据不超过某个值

本例中需要设置“语文/数学/英语”的成绩不能超过150.

具体步骤为：选中B3:D10单元格区域 - 在“数据”选项卡的“数据工具”组中单击“数据验证”按钮，打开“数据验证”对话框 - 选择“设置”选项卡（默许）- 在“验证条件”栏下设置“允许”条件为“整数”，“数据”条件为“小于或等于”，“最大值”为“150” - 单击“肯定”按钮完成设置。当在B3:D10区域中的任意单元格中输入大于150的数值时就会弹出毛病提示框，提示重新输入符合要求的数据。

限订单元格只能输入日期

本例表格中要求在“订购日期”列中只能输入日期数据，并且日期只能介于2019/1/1⑵019/12/31之间。

具体步骤为：选中A3:A13单元格区域 - 在“数据”选项卡的“数据工具”组中单击“数据验证”按钮，打开“数据验证”对话框 - 选择“设置”选项卡（默许）- 在“验证条件”栏下设置“允许”条件为“日期”，“数据”条件为“介于”，“开始日期”和“结束日期”分别为“2019/1/1”和“2019/12/31” - 单击“肯定”按钮完成设置。当在A3:A13区域中的任意单元格中输入格式不相同的日期（如：20190909）或不在设定区间内的日期（如：2018/8/8）时就会弹出毛病提示框，提示重新输入符合要求的数据。

限定输入数据的长度

本例表格统计人员诞生日期，为了一致格式，减少输入毛病，可以设置验证条件使文本长度必须为8位。

具体步骤为：选中B2:B9单元格区域 - 在“数据”选项卡的“数据工具”组中单击“数据验证”按钮，打开“数据验证”对话框 - 选择“设置”选项卡（默许）- 在“验证条件”栏下设置“允许”条件为“文本长度”，“数据”条件为“等于”，“长度”为“8” - 单击“肯定”按钮完成设置。当在B2:B9区域中的任意单元格中输入长度不等于8的文本时就会弹出毛病提示框，提示重新输入符合要求的数据。

建立可选择输入的列表序列

当我们需要记录大量数据用于后期数据分析，而这些数据内容又是固定几类的情形下，如果我们不设定数据验证，输入时不但费时费力，还很容易出现输入毛病，有空格等问题，后期数据统计分析也会随之不准确。而如果我们使用数据验证“列表”功能限订单元格输入内容时，只需要经过下拉列表进行选择就能够完成快捷输入，既提高了工作效力，又保证了数据的准确性。

具体步骤为：选中需要设置数据行之有效的性的列（C列）- 在“数据”选项卡的“数据工具”组中单击“数据验证”按钮，打开“数据验证”对话框 - 选择“设置”选项卡（默许）- 在“验证条件”栏下设置“允许”条件为“序列”，单击“来源”文本框右边的“拾取器”按钮，返回数据表并选择之前建立好的序列（G3:G7） - 再次单击“拾取器”按钮，返回“数据验证”对话框 - 单击“肯定”按钮完成设置。此时我们选中C列任意单元格并点击右边出现的下拉按钮，即可从下拉列表当选择所要输入的内容以快捷准确地完成输入。

将数据验证条件复制到其他工作表

本例需要在“将数据验证条件复制到其他工作表”工作表中设置与“选中单元格时给出输入提示”工作表相同的数据验证，这里可以直接复制数据验证，而不需要重新在新工作表中逐渐设置数据验证。

具体步骤为：在“选中单元格时给出输入提示”工作表中复制带有数据验证的区域 - 在“将数据验证条件复制到其他工作表”工作表当选择需要复制数据验证设置的区域的第一个单元格（B3） - 点击鼠标右键 - 选择“选择性粘贴”，打开“选择性粘贴”对话框 - 选择“验证” - 点击“肯定”按钮完成数据验证设置的复制。

设置出错正告内容

本例要求在列表中输入“一中高考成绩”，为了提示录入者输入正确范围的数据，可以设置当输入数据不正确时弹出正告对话框，以提示录入者重新输入正确数据。例如录入者输入的理综成绩大于300，则要求弹出输入毛病对话框，对话框标题为“认真点！！！”，毛病信息为：“亲，写错了，再认真检查一下吧！！！”

具体步骤为：选中E列 - 在“数据”选项卡的“数据工具”组中单击“数据验证”按钮，打开“数据验证”对话框 -选择“设置”选项卡（默许）- 在“验证条件”栏下设置“允许”条件为“整数”，“数据”条件为“介于”，“最小值”和“最大值”分别为“0”和“300”- 切换至“出错正告”选项卡 - 确认勾选“输入无效数据时显示出错正告” - 在“标题”文本框中输入“认真点！！！” - 在“毛病信息”文本框中输入“亲，写错了，再认真检查一下吧！！！” - 单击“肯定”按钮完成设置。当在E列任意单元格中输入不在0⑶00之间的数据时，便会弹出输入毛病对话框。

圈释无效数据

“圈释无效数据”功能是指将不符合条件的数据以红色圆圈圈释出来。要使用该功能，必须先输入数据，然后针对已有的数据来设置数据验证条件，再将不满足条件的数据圈释起来。例如本例将“语文数学英语”大于150的无效数据圈释起来。

具体步骤为：选中已输入“语文数学英语”成绩的区域（B3:D10）- 按前面介绍的方法设置数据验证行之有效的区间为：0⑶00 - 选中待圈释无效数据区域（B3:D10）- 在“数据”选项卡的“数据工具”组中单击“数据验证”右边下拉按钮 - 在展开的下拉列表当选择“圈释无效数据”命令，便可将不符合数据验证条件的单元格数据圈释出来（本例无效数据为C5和B9）

清除数据验证条件

如果不再需要使用数据验证对表格进行数据录入的限制，可以打开表格后在“数据验证”对话框中清除验证设置。本例以清除“输入提示”和“数据行之有效的区间”为例进行说明。

具体步骤为：选中需要清除“数据验证”的区域 - 在“数据”选项卡的“数据工具”组中单击“数据验证”按钮，打开“数据验证”对话框 - 直接单击左下角的“全部清除”按钮，清除“数据验证”。

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