Excel2010检查数据的好帮手数据行之有效的性 视频教程-英雄云拓展知识分享
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2025-09-12
我们在Excel中输入数据后,常常用到验证报表中数据的唯一性,需要保证某些数据的唯一性,这些数据不能重复,比如代码编号、身份证号等。
我们在进行数据唯一性验证时,正确做法是先进行相干性设置,设置完成以后,再开始进行数据的录入。这样既保证了数据的正确性,同时也提高了数据的录入效力。
我们下面以输入员工的身份证号码为例,介绍验证数据唯一性的全部操作进程。
由于输入的是身份证号,位数超过了11位数据,所以最好在输入数据之间,选将相应列全部选定,设置“单元格格式”中的“数字分类” 格式为“文本”格式,这样才能保证身份证号以正确情势输入。
第一,设置行之有效的性条件验证:
我们假定C列为员工“身份证号”字段,C2单元格为第一个员工的身份证号码所在的单元格。在未输入之前,先设置该列的行之有效的性条件来确保该列数据的唯一性。
选中C2单元格,单击“数据”菜单中的“行之有效的性”命令,弹出“数据行之有效的性”对话框,选择“设置”选项卡,在“允许”下拉列表当选择“自定义内涵”,在“公式”框内输入“=COUNTIF(C: C, C2)=1”
第2,设置出错正告提示信息:
设置出错正告提示信息的目标在于提示用户正确输入数据。具体步骤是:单击“数据行之有效的性”对话框中的“出错正告”选项卡,在“标题”框内输入“数据输入毛病”,在“毛病信息”框内输入“你刚才输入的数据已存在,请检查数据的唯一性!”。设置完成。
经过以上操作,已设置了C2单元格的行之有效的性条件验证和出错提示信息。为了将这个设置利用到全部C列(除字段名称所在的单元格即C1单元格),可用填充柄工具向下拖动将公式复制到C列其他的单元格。
以上设置完成以后我们就能够在C列中输入员工的身份证号了。每输入一个员工的身份证号,Excel就会自动对该数据进行行之有效的性验证,如果该数据已存在,系统将弹出出错正告提示框。
上述功能只能验证数据的唯一性,若数据位数输入毛病,系统则检测不出这一毛病。若在输入时需要同时验证数据的位数,还是以身份证号为例,可将公式改成“=AND(COUNTIF(C:C,C2)=1,OR(LEN(C2)=15,LEN(C2)=18))”,将毛病信息改成“请检查数据的唯一性或输入数据位数错!”。设置完后重新复制C2单元格的公式至C列其余单元格。该公式的含义是:在C列输入的数据必须是唯一的且数据位数必须是15位或18位。
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聚合表:数据处理更智能
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