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excel 数据输入规范的重要性 比较容易犯的一些毛病和不规范数据源带来的麻烦-英雄云拓展知识分享

匿名投稿 12060 2025-06-05

第一,一个单元格记录一个属性

  Excel处理数据方面,无庸置疑,很强大。但有它本身的一套规则,excel很看重数据属性,一是一,2是2。标准规范的是一个单元格记录一个属性。
 
  下图左侧所示的金额含“元”,右侧的金额是规范的数值。
 
  左侧的金额需要合计时,大大增加了计算难度,而掌握这些技能是需要花时间的。
  左侧含“元”的单元格求和,两个公式均为数组公式:
  =SUM(--SUBSTITUTE(B2:B5,"元",))
  =SUM(--LEFT(B2:B5,LEN(B2:B5)⑴))
 
第2,忌用合并单元格

  合并单元格,仅限于需要打印的表单,不需要进行下一步运算统计汇总,比如招聘表等等。
 
  在源数据表中,制止使用合并单元格。一个规范的数据源表格应当是所有单元格填满,有一条记录一条,每行数据完全、结构整齐。
 
  上图A列是合并单元格,表面看似很简洁,处理数据时会遇到很多问题,一样的,解决这些问题,也是需要一些技能才能解决。

  1.公式
  比如对张3的销量进行汇总,用公式:=SUMIF(A2:A5,A2,C2:C5),结果为:161。明显不正确,由于合并单元格以后的数据,只有首个单元格有数据,其余单元格均为空白。

excel 数据输入规范的重要性 比较容易犯的一些毛病和不规范数据源带来的麻烦-英雄云拓展知识分享

  2.挑选
  进行挑选时,也只能得到一条记录,比如挑选“张3”的销量。
 
   3.排序
  如果需要按销量来排序,会出现下面提示毛病的对话框。
 
第3,标题不放在工作表

  Excel文档的标题可以显示在工作薄和工作表名称中,以下右图所示。
 
  Excel标题行用于存储每列数据的属性,如“年龄”、“职务”、“销售量”字段,是挑选和排序的字段根据。

  上图左侧所示的标题“员工销量统计表”,不过就是告知大家这是一张甚么表,除此之外不具有任何功能。

  所以,可以不用标题占用工作表首行。用右侧所示的在工作表和工作薄名称中标识出来就能够。
 
第4,勿用空行空列隔断数据

  以下图所示,第4、7行动两个空行隔断数据。需要挑选下面所有数据,得先选中区域A1:G9,然后挑选。如果中间没有空行,不需要选中区域,鼠标放在任意有数据的单元格,直接挑选就能够。

 
  如果中间没有空行隔断,鼠标放在任意有数据的单元格,按ctrl+A就能够全部选定数据,但是有隔断以后,就不能了。

  不但是挑选,在写公式时也一样,对数据源,保持数据之间的连续性很重要。

  如果确切需要将数据分隔开,可以将单元格边框加粗、改变单元格填充色等等来实现。
 
第5,勿添加过剩的合计行

  一张规范的数据源表格,不应当有下图的那些合计行。一边输入数据,一边合计求和,方法是不可取的。
 
 
  数据源还有随即增加、删除的可能性,所以合计也会随之变动。

  正确的做法是,先录入数据,然后再合计。

  源数据表为一张表,汇总表为另外一张工作表或其余区域,汇总可使用函数、数据透视表等完成。
 
第6,去掉过剩表头和同一属性不占用多列

  下面所示截图,如果仅用于显示和打印输出,没有任何问题,且清晰直观。但是,做为一张数据源表,需要下一步分析数据,这类做法就不可取。

  同种属性的数据分列记录,对数据挑选、排序等等设置了障碍。假定,要同时挑选失事假和年假明细,按正常操作步骤就没法实现。

事假、年假、病假同属于请假种别,具有相同属性,应当被记录在同一列。
 
  下面这类做法才是中规中矩的一维数据源表。
 
第7,同类型数据尽可能使用一张工作表

  不在同一张工作表,挑选、排序、援用和汇总,难度增大很多,非常不利于操作。

  以下图所示,所有数据放在一张工作表里面,按月份挑选、汇总,都很容易实现。

 
 
  虽然几10几百字符的长公式或一段VBA代码能完成多表合并,不过条件还是得看数据源零散到甚么程度。因此,这种情况下,实际利用,没必要自己为自己设置障碍和困难。
 
第8,同一单元格记录一个属性
 
  下面这个图是部落窝excel学习QQ群:28246933,一个群友的问题,A列同一单元格的所有数字相加。
 
  解决这个题目,用了一个很长的数组公式:=SUM(TEXT(LEFT(TEXT(MID(A1&"a",ROW($A$1:$B$5),COLUMN(Sheet2!A:E)),),COLUMN(Sheet2!A:E)⑴),"0;;0;!0")*ISERR(-MID(A1,ROW($A$1:$B$5)⑴,1)))得到结果。

  如果将上面的数据源规范下,以下图所示,不同属性的数据记录在不同的单元格。求和就变得非常非常简单,=SUM(A2:D2),得到结果。
 
  特别是刚接触excel,对一些技能还没有驾驭能力时,尽可能尽可能的将数据源规范化。



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