excel进行数据分析教程-英雄云拓展知识分享
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2025-06-07
年初财会要进行欠款清算工作,那些未收回来的账款要在新年初始收回来,那末我们就要制作催款单,催促对方早日将欠款汇来。下面,我来讲说我是如何经过Excel结合财务软件制作催款单的。
导出欠款数据
目的:从财务软件中导出欠款的相干数据
现在大多数单位都使用了财务软件,因此整理欠款基础数据时,从财务软件中直接导出便可,例如在浪潮财务软件中,进入“账务处理”模块,履行“账 表”→“科目余额表”命令,在弹出的“科目余额表”对话框中,选择会计期间为2010年12月份(图1),会计科目为 “应收账款”,单击“肯定”按钮,在随之弹出的科目余额表中,将“应收账款”明细数据导出为Excel表,将它命名为“2010年度末应收账款明细表.xls”。
将导出的应收款明细表进行整理,只保存其中的科目名称、摘要、日期、借方、贷方数据,其中的科目名称即欠款单位,在其后添加应收款项余额列名 (应收款项是专业术语,其实就是欠款),并在第一个计算各个欠款单位余额的G2中,输入数组公式“{=SUM((B$2:B2=B2)* (E$2:E2))-SUM((B$2:B2=B2)*(F$2:F2))} ”,这样就可以够自动计算出每一个欠款单位的欠款余额了。
分析欠款时间
目的:了解欠款超期的公司有哪些
知道每一个单位欠款数量还不够,还要知道它们的欠款时间(一般欠款6个月以上就能够算超期了),挑选出欠款超期的公司。新建一个“应收账款账龄分析表”(账龄是专业术语,就是欠款时间)。
在此表的G2中输入基准日期,例如2010年12月31日,在F4:L4区域中输入列科目名称、0~2个月、辅助1、2~6个月、辅助2、6个月以上、合计,并将需要分析的科目名称(即欠款单位)复制到F列中。
接着在0~2个月的G5中输入数组公式“{=IF(H5>0,SUM((应收账款明细表!B$2:B$100=应收账款账龄分析 表!F5)*($G$2-应收账款明细表!D$2:D$100<=60)*(应收账款明细表!E$2:E$100)),SUM((应收账款明细 表!B$2:B$100=应收账款账龄分析表!F5)*($G$2-应收账款明细表!D$2:D$100<=60)*(应收账款明细 表!E$2:E$100))+H5)}”。
再在H5(辅助1)、I5(2~6个月)、J5(辅助2)、J5(6个月以上)、L5(合计)中输入相应的公式便可知道每笔欠款的时间,和哪些欠款超期了。
打印催款单
目的:自动生成催款单
知道了哪些公司需要催款,就要给对方发催款单了(正式名称叫对账催款函),新建一个工作表,在其中输入基本的催款信息,在C3中寄存欠款单位、在存储欠款金额的G5中输入公式“=IF($C$3="","",INDEX(应 收账款账龄分析表!$L$5:$L$202,MATCH($C$3,应收账款账龄分析表!$F$5:$F$202,0)))”,这样当在C3中输入欠款单 位名称时,例如青岛市润浩商社,在对账催款函中就会自动显示欠款金额1,215,934.24元,然后打印并盖上财务专用章就能够发送给对方公司了(图 2)。
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基础字段:多样性满足业务需求
英雄云的云表单中包括了各种基础字段,如单行文本、多行文本、数字输入框、单选框、复选框、下拉框、下拉复选框、日期时间、分割线等。这些字段的多样性使用户可以根据具体的业务需求,轻松进行文本、数据和时间信息的录入或修改。例如,您可以使用单行文本字段录入员工姓名、产品型号等,或者使用下拉框进行多选,根据不同情况选择更加方便的字段类型。
高级字段:提升工作效率
英雄云的云表单还提供了高级字段,如地址、图片、附件、手写签名、手机、子表、关联数据、关联查询以及流水号。这些高级字段在基础字段的基础上升级,可帮助用户完成一些琐碎的工作。例如,使用地址字段可以避免逐字打字,而流水号字段可以自动生成规律性的编号,非常适用于合同编号生成等场景。
部门成员字段:精确管理与通讯录的关联
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聚合表:数据处理更智能
英雄云的聚合表功能用于对已存在的表单数据进行聚合计算,从而得到一张聚合表,后续其他表单可调用聚合表进行数据联动、关联查询和关联数据等操作完成数据处理。这一功能可应用于多种场景,如进销存管理、财务管理和门店零售管理等,帮助企业完成数据处理,提高工作效率。
表单权限设置:灵活管理数据访问
英雄云的表单权限设置允许用户根据企业的具体需求管理表单的访问和操作权限。用户可以根据系统权限或自定义权限对不同成员或团队进行权限设置,以确保数据的安全和合规性。这一功能使企业能够根据变化的业务需求和团队结构,实时调整权限设置。
自定义打印模板:文档输出更便捷
英雄云的云表单支持自定义打印模板,可将表单数据转换为可打印的Word文档。用户可以根据自己的需求进行排版和编辑,将产品规格说明书等文档轻松生成。这一功能提供了一种标准化的文档输出方式,简化了信息整理的过程。
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