Excel表格排序的3种实用方法-英雄云拓展知识分享

步骤/方法

一、数值排序

1、RANK函数

RANK函数是Excel计算序数的主要工具，它的语法为：RANK(number，ref，order)，其中number为参与计算的数字或含有数字的单元格，ref是对参与计算的数字单元格区域的绝对援用，order是用来讲明排序方式的数字(如果order为零或省略，则以降序方式给出结果，反之按升序方式)。

例如要计算E2、E3、E4单元格寄存一季度的总产值，计算各车间产值排名的方法是：在F2单元格内输入公式 “=RANK(E2，$E$2:$E$4)”，敲回车便可计算出铸造车间的产值排名是2。再将F2中的公式复制到剪贴板，选中F3、F4单元格按 Ctrl+V，就可以计算出其余两个车间的产值排名为3和1。美文坊提示大家如果B1单元格中输入的公式为 “=RANK(E2，$E$2:$E$4，1)”，则计算出的序数按升序方式排列，即2、1和3。需要注意的是：相同数值用RANK函数计算得到的序数(名次)相同，但会致使后续数字的序数空缺。假设上例中F2单元格寄存的数值与F3相同，则按本法计算出的排名分别是 3、3和1(降序时)。

2、COUNTIF函数

COUNTIF函数可以统计某一区域中符合条件的单元格数目，它的语法为COUNTIF(range，criteria)。其中range为参与统计的单元格区域，criteria是以数字、表达式或文本情势定义内涵的条件。其中数字可以直接写入，表达式和文本必须加引号。

仍以上面的为例，F2单元格内输入的公式为“=COUNTIF($E$2:$E$4，”>“&E2)+1”。计算各车间产值排名的方法同上，结果也完全相同，2、1和3。

此公式的计算进程是这样的：首先针对E2单元格内的数值，在连接符&的作用下产生一个逻辑表达式，即“>176。7”、 “>167。3”等。COUNTIF函数计算出援用区域内符合条件的单元格数量，该结果加一便可得到该数值的名次。很明显，利用上述方法得到的是降序排列的名次，对重复数据计算得到的结果与RANK函数相同。

3、IF函数

Excel本身带有排序功能，可以使数据以降序或升序方式重新排列。如果将它与IF函数结合，可以计算出没有空缺的排名。以上例中E2、E3、 E4单元格的产值排序为例，具体做法是：选中E2单元格，针对排序需要，单击Excel工具栏中的“降序排序”或“升序排序”按钮，便可使工作表中的所有数据按要求重新排列。

假设数据是按产值由大到小(降序)排列的，而您又想赋予每一个车间从1到n(n为自然数)的排名。可以在G2单元格中输入1，然后在G3单元格中输入公式“=IF(E3=E2，G3，G3+1)”，只要将公式复制到G4等单元格，就能够计算出其他车间的产值排名。

2、文本排序

选举等场合需要按姓氏笔画为文本排序，Excel提供了比较好的解决办法。如果您要将上例数据表按车间名称的笔画排序，可使用以下方法：选中排序关键字所在列(或行)的首个单元格，单击Excel“数据”菜单下的“排序”命令，再单击其中的“选项”按钮。选中“排序选项”对话框“方法”下的 “笔划排序 ”，再针对数据排列方向选择“按行排序”或“按列排序”，“肯定”后回到“排序”对话框。如果您的数据带有标题行，则应选中“有标题行”(反之不选)，然后打开“主要关键字”下拉列表，选择其中的“单位”，选中排序方式(“升序”或“降序”)后“肯定”，表中的所有数据就会据此重新排列。此法略加变通便可用于“第一位”、“第2名”等文本排序，请读者自行摸索。

3、自定义内涵排序

如果您要求Excel依照“金工车间”、“铸造车间”和“维修车间”的特定顺序重排工作表数据，前面介绍的几种方法就无能为力了。这类问题可以用定义内涵排序规则的方法解决：首先单击Excel“工具”菜单下的“选项”命令，打开“选项”对话框中的“自定义内涵序列”选项卡。选中左侧“自定义内涵序列”下的 “新序列 ”，光标就会在右侧的“输入序列”框内闪动，您就能够输入“金工车间”、“铸造车间”等自定义内涵序列了，输入的每一个序列之间要用英文逗号分隔，或每输入一个序列就敲回车。如果序列已存在于工作表中，可以选中序列所在的单元格区域单击“导入”，这些序列就会被自动加入“输入序列”框。单击“添加”按钮便可将序列放入“自定义内涵序列”中备用。

使用排序规则排序的具体方法与笔画排序很类似，只是您要打开“排序选项”对话框中的“自定义内涵排序次序”下拉列表，选中前面定义内涵的排序规则，其他选项保持不动。回到“排序”对话框后针对需要选择“升序”或“降序”，“肯定”后便可完成数据的自定义内涵排序。

需要说明的是：显 示在“自定义内涵序列”选项卡中的序列(如一、2、3等)，都可按以上方法参与排序，请读者注意Excel 提供的自定义内涵序列类型。