excel表格的排序规则与排序技术-英雄云拓展知识分享

在Excel中，我们可使用“排序”功能方便地对数据进行排序。

通常，我们可使用“开始”选项卡“编辑”组“排序和挑选”中的命令，如图1所示。

图1

也能够使用“数据”选项卡“排序和挑选”组中的排序命令，如图2所示。

图2

但是，有时排序的结果不会像我们想像中的那样，这就需要了解Excel对不同类型数据的排序顺序。

Excel对不同类型数据的排序顺序

以下图3所示，对不同类型的数据进行了升序和降序排列。

图3

以升序排列为例，从中我们可以发现下面的规律：

首先排序的是数字，按从小到大的顺序排列。由于Excel是以序列数来存储日期的，因此日期参与数字的排序。

其次排序的是数字和字母混合的文本。其前后次序为：

先是作为文本处理的数字：0 1 2 3 4 5 6 7 8 9

然后是空格、感叹号和特殊符号：

最后是字母，按字母表前后顺序排列并辨别大小写：

A B C D E F G H I J K L MN O P Q R S T U V W X Y Z a b c d e f g h i j k l m n o p q r s t u v w x y z

撇号（’）和连字符（-）被疏忽，但是如果两个文本字符串除连字符外完全相同，则包括连字符的文本排在后面。

接着是布尔值，其中FALSE在前，TRUE在后。

然后是毛病值，如#DIV/0!和#REF!。

最后是空单元格。不管升序还是降序，空单元格总排在最后。

降序排列的基本顺序与上面的相反，所不同的是，如图4所示。

图4

排序中的误区和问题

在排序进程中，我们可能有一些想固然的情况致使排序与想像中的不同，也可能会遇到一些结果有差异的问题。

以下图5所示的数据：

图5

可能认为Excel会为我们排序成图6所示的结果。

图6

但实际上的结果如图7所示。

图7

从上文中排序顺序的解，我们应当能够理解此时Excel的排序顺序为何与我们想像的不同。

有时候Excel排序时仿佛未将第1个数据参与排序，以下图8所示。

图8

结果本来应当是1 2 3 4 5 6 7 8 9，但9并没有参与排序。

这是由于在“排序”对话框中，选取了“数据包括标题”复选框，如图9所示。此时，Excel将最顶真个9当做了标题，未将其排序。

图9

Excel能够自动感知认为应当包括在排序中的单元格。此时，Excel会弹出对话框询问是不是扩大选定区域（如图10所示），不会要求具体增加的单元格，而是直接扩大并加入其认为需要的单元格并排序，这有可能不符合你的要求。因此，这种情况下，不应当将控制权交由Excel处理，你必须能够肯定需要排序的范围。

图10

Excel能够自动感知类似数字的文本，如本文开头的图3所示。此时，Excel会弹出如图11所示的对话框，询问是不是将类似数字的文本与数字一样处理。

图11

如果像如图11所示，选取“分别将数字和以文本情势存储的数字排序”，那末对本文开头图3所示的示例，即为图3中显现的结果。如果选取“将任何类似数字的内容排序”，那末对图3所要排序的数据，如果要求以升序排列，那末结果如图12所示。

图12

排序技术示例

自定义内涵排序

以下图13所示，要求单元格区域B2:D10中的数据以城市为关键字按单元格B13:B17的顺序排列。

图13

首先，自定义内涵排序序列。

如图14所示，在“Excel选项”的“经常使用”选项卡中，单击“编辑自定义内涵列表”。

图14

在自定义内涵序列的“选项”中，导入单元格区域B13:B17中的内容，如图15所示。固然，也能够单击“添加”按钮，按顺序手动输入序列。

图15

然后，选中要排序的单元格区域B2:D10，调出“排序”对话框。在“主要关键字”当选择“城市”，在“次序”当选择“自定义内涵序列”，如图16所示。

图16

在弹出的如图15所示的自定义内涵序列选项框中，选择刚才自定义内涵的序列，单击“肯定”，如图17所示。

图17

单击“肯定”，结果如图18所示。

图18

块排序

以下图19所示，需要针对学号对每一个学生进行排序，在排序时每一个学生的学号、姓名、性别、班级、成绩都要在一起。

图19

首先，创建一个辅助列，使用每一个学生的学号填充该列相应的单元格。

在单元格C3中的公式以下：

=IF(A3=”学号”,B3,C2)

下拉至数据单元格底端，结果以下图20所示。

图20

然后，选择所有数据单元格进行排序，以下图21所示。

图21

主要关键字选列C，不要选取“数据包括标题”，单击“肯定”，结果以下图22所示。

图22

自动更新排序

以下图23所示，单元格B2:B10中的数值改变时，列D和列E中的排序数据会自动更新。

图23

实现上述效果主要是两个数组公式。

在单元格D2:D10中输入数组公式：

=SMALL(B2:B10,ROW(INDIRECT(“1:”& ROWS(B2:B10))))

在单元格E2:E10中输入数组公式：

=LARGE(B2:B10,ROW(INDIRECT(“1:”& ROWS(B2:B10))))