不能修改Excel表格5个技能|Excel报表异常受欢迎的5种方法--英雄云拓展知识分享

多年前，我是一家被《财富》 200强公司收购的小公司的年轻CFO。在出售的几天内，我发现自己在公司总部，因此我可以了解大公司的运作方式。在访问的初期，我发现自己在首席技术官的办公室里，他不断地研究着新信息系统的功能。他屡次告知我：“我们可以为经理提供所需的任何信息。”后来，我造访了制造业副总裁，他的办公桌上堆满了许多计算机打印输出。我说：“那是相当多的报告。” “他们会为您提供所需的信息吗，我们将继续深入。”“别该死，”他说。“他们完全浪费我的时间。”最近几年来，为我的 教练和咨询客户工作的Excel用户 的报告也遇到了类似的问题。举例来看，一名Excel用户告知我，他最近分发了一份厚厚的报告，其中一页被意外连续打印了3遍……该报告的200位收件人中没有一个提到重复项。另外一个Excel用户说，他偶尔会在两页之间添加一滴胶水，然后检查经理办公室中的报告，以查看各页是不是已分开……少量。因此，这种情况下，管理人员乃至少量查看他的报告，更不用说浏览它们了。如果您自己的Excel报表不如您希望的那样受欢迎，那末对您来讲无疑是一个使人懊丧的问题。但更糟的是，这对您的公司来讲是一个非常严重的问题。严重的缘由之一是您的公司在您和其他Excel用户上花费了很多钱。 针对Salary.com的数据，至今为止美利坚合众国Excel用户的年薪中位数超过57,000美元。而 针对本文money.cnn.com，你的公司支付的工资税和福利增加30％左右……为$ 75,000每一年总本钱。固然，在不受欢迎的报导上浪费这么多钱是一个问题。但是另外一个问题要严重很多。优秀的Excel用户是主题专家（SMEs）。他们聪明，好奇，受过教育。他们被雇用来了解公司数据的实际含义。优秀的Excel用户是其经理的线人。他们以创新的方式查看数据，以发现公司的新问题和新机会。优秀的Excel用户就是闯入经理办公室的人，他们说：“我创建了一个新报告，其中包括我知道您需要查看的信息！”但是，少量有业务上的Excel用户有时间或鼓励去发现新的有用信息。相反，所不同的是，公司常常浪费他们的Excel用户的大脑，精力和教育………将它们变成电子表格文员。如果这个问题永久是要被解决，如果你 以往任什么时候候都将成为你的公司需要真正行之有效的的信息资源，那末你必须让你的Excel报表非常受欢迎，起带头作用。这是如何做…1.询问您的经理他们想要甚么报告和为何**从逻辑上讲，您应当能够问您的经理他们希望他们的报告是甚么样的，然后您给他们他们想要的。但这少量那末简单。这是由于少量有经理知道…1、哪些数据可用于他们的报告。2、有哪些方法可用于分析和显示该数据。3、哪些类型的Excel报表易于创建，哪些类型的困难。事实上，许多经理不肯定他们一开始要接收哪些报告。因此，这种情况下，他们所能做的最好的就是告知他们他们喜欢甚么。斟酌到这些问题，您需要与关键管理人员会面，以探讨如何改进他们的报告。以下是这些会议的一些建议…首先告知他们您的目标是在尽量短的浏览时间内为他们提供尽量多的最好信息。因此，这种情况下，请他们尽可能保持直率。接着…1.向他们显示他们当前的一些报告，并询问他们少量或从未浏览过哪些领域，和为何。然后询问他们通常浏览哪些领域……为何这些信息对他们很重要。还询问他们希望您对这些报告进行哪些更改……和为何。2.向他们显示小型表格和图表的模型，乃至是Excel仪表板，并询问他们希望在类似的显示器中看到哪些信息……和为何。3.汇总您可用的数据源，并询问他们希望从这些源中查看哪些信息……和为何他们需要这些信息。4.让他们伪装您为他们创建报告的能力不受限制，然后问他们希望在理想的世界中看到哪些信息……和为何。5.针对经理的反馈创建模型报告；取得有关这些模型的反馈；然后将修改后的模型投入生产……直到读者要求进行更多更改。2.解释性能，不要仅仅记录在案**我见过的大多数Excel报表看起来都像是在制造经理办公桌上看到的报表的电子表格版本。当时，经理们讨厌像这样的使人不寒而栗的报告，而经理们今天讨厌使人讨厌的Excel报告。两类类型的报告都偏向于在许多窄列的页面中显示少许数据。这两类类型仿佛都是由那些认为“我们不知道所有这些数字实际上意味着甚么”的人们制造的。因此，这种情况下，我们将向经理提供所有可能的数据，然后让他们来解决！”将大量的数据转化为有用的见识不是您经理的工作；作为Excel用户，这就是您的工作。因此，这种情况下，如果您希望经理们感兴趣地浏览Excel报表，请向他们提供报告，以使您的经理们能够快捷浏览并轻松理解其性能。您的经理应当花时间解决问题，开发机会并质疑您的结果……不要研究Excel报表堆栈，也不应当在商业智能系统中盲目阅读千兆字节的数据。3.包括带有趋势的小图表和小表**大多数经理喜欢在绩效报告中查看趋势。趋势向经理们展现了公司如何到达至今为止的位置，并提供了有关不久的将来事迹的提示。图表使趋势易于查看。小图表（通常不比报纸栏宽）使图表易于与其他小图表进行比较。一样，小表可以显示数据精炼成一些对读者很重要的事实。举例来看，您可使用小表显示表现最差的前10名或表现最差的10个，或按最有趣的列排序的关键事实。不要逼迫读者在思想上比较报告不同页面上的事实。在一张小桌子中总结这些关键事实。当您这样做时，您的报告将会更受欢迎。但是，如果您使用微观字体将表格缩小，则表格将不会遭到欢迎。您或许可以舒适地读取8点字体，但是您的老板和她的老板可能没法浏览。4.一直在测试**向您的经理询问为何要在报告中进行更改，应当使您更好地了解他们的信息需求。在斟酌这些需求时，您可能会想到会让您的听众感兴趣的新报告和分析。当您向他们提供新的报告或分析时，请说明这是一项测试，并附上他们认为有用的信息。当经理向您提供有关您的测试报告的反馈时，请问他们为何会觉得自己的工作方式和他们最喜欢的部份如何使他们受益。5.减少报告时间和毛病率**这是最重要的步骤。如果您不能减少在每一个期间创建新报告所花费的时间，则您将没有时间去尝试其他改进报告的方法。而且，您的Excel报告将继续是大公司的开支，其提供的价值将少于应有的价值。另外，固然，如果您的报告常常出现毛病，那末您的读者将不会相信它们……不管您的报告多么有趣和有吸引力。减少报告时间和毛病率的最好策略是将源数据存储在公式可以轻松汇总和毛病检查的表中。我的 教练和咨询客户现在正在学习这些技术。我正在研究将重点放在此策略上的培训课程。综上所述…**如果您快捷响应经理和其他读者的报告要求和反馈，那末每一个人都会从中受益。您的公司将从中受益，由于您将为经理和其他负责人提供所需的信息，以便他们可以更行之有效的地完成工作。您的经理将受益，由于您可使他们更快，更轻松地在公司数据中找到新见解。您会从中受益，由于您将成为他们信息需求的首选者，并且与公司中的任何其他人相比，您将对这些需求有更好的了解。如果您可以提出更多使报告流行的方法，或需要帮助来实现这些想法，请 给我留言。