Excel中如何活用INDEX和MATCH函数--英雄云拓展知识分享

大多数Excel用户需要在工作簿中查找数据。但是最好的查找方法是甚么？

Excel提供了两类主要的查找方法： VLOOKUP和 INDEX – MATCH。虽然两类方法类似，但INDEX-MATCH的功能更强大。但是，我怀疑VLOOKUP的知名度更高，使用更广泛。多是由于如果您要查找某些内容，则可使用名称中带有“ lookup”的功能。在本文中，我将解释VLOOKUP和INDEX-MATCH。在此进程中，我将解释这两类方法的优缺点。固然，还有两个附加的查找功能：HLOOKUP的工作方式与VLOOKUP相同，但它是水平而不是垂直。因此，这种情况下，我所说的关于VLOOKUP的所有内容也适用于HLOOKUP。LOOKUP旨在与Lotus 1⑵⑶兼容。和1⑵⑶的@LOOKUP函数旨在与VisiCalc兼容。因此，这种情况下，LOOKUP的功能不如VLOOKUP。但是，它确切比VLOOKUP具有一个优点，我将在本系列的后续文章中对此进行讨论。VLOOKUP函数具有以下参数：= VLOOKUP（lookup_value，table_array，col_index_num，range_lookup）range_lookup参数是可选的，通常会被疏忽，但非常有用。这是由于range_lookup肯定VLOOKUP返回近似匹配还是精确匹配。虽然Excel实际上使用了另外一种技术，但是以下是斟酌近似匹配如何工作的简单方法：Excel沿第一列向下移动，直到找到大于查找值的值。然后，它备份一行以返回其结果。如果查找值大于列中的最后一个数字，则它将提供最后一个结果。甚么时候应当使用近似匹配？只有当您确切需要近似匹配时，才应当使用近似匹配。如果需要精确匹配，并且想要精确结果，则切勿使用近似匹配。默许情况下，VLOOKUP返回一个近似匹配。这是不幸的，有两个缘由。首先，以我的经验，大多数Excel用户在大多数情况下都需要完全匹配。其次，近似匹配是有风险的，由于它们可能返回毛病的结果。该图显示了需要近似匹配的典型情况。该图显示了数量折扣的时间表。如果购买数量在1⑷个之间，则不提供折扣。购买5到24个单位可取得5％的折扣，依此类推。购买200个或更多单位可取得20％的折扣。近似匹配功能使我们可以查找任何大小定单的折扣。举例来看，单元格E4显示，购买7个单位的折扣为5％。这是计算公式：

E4：= VLOOKUP（E $ 3，$ A $ 3：$ B $ 7,2，TRUE）（最后一个参数是可选的range_lookup值。由于该参数的默许值为TRUE，因此可以省略。）上图中的单元格E7中的公式类似。它显示了VLOOKUP对大值可以按预设工作。也就是说，任何超过最大数量的购买都将取得最大数量的折扣。请注意，图中的单位是按升序排序的。这是一个绝对的要求。如果您的数据未排序，则可能得到毛病的结果。如何从Excel查找功能获得毛病结果使用近似匹配时，必须对数据进行排序。对所有返回近似匹配项的Excel查找函数，都是如此。到达此要求的缘由是，Excel不但会沿一列或跨行进行近似匹配。而是，Excel使用2进制搜索技术。即，Excel检查列表的中间。如果该值小于查找值，则跳至下一部份的中间；否则，将跳转到下一部份。如果该值较小，则跳到上一节的中间。它将距离减半，直到找到正确的结果。此技术比向下搜索一行或一列要快很多，但是如果不对数据进行排序，它可能会产生意外结果。通常，如果您对未排序的数据进行近似匹配，则Excel查找功能将返回毛病值。这是最好的结果，由于它可以提示您问题所在。近似匹配，未排序的数据但是令人遗憾的是，当Excel对未排序的数据履行近似匹配时，它会产生毛病的结果。举例来看，此图说明了两类毛病的结果。

SKU＃1示例搜索表中未包括的值。示例中的两个公式是：F3： = VLOOKUP（F $ 2，$ A $ 4：$ C $ 8,2，TRUE）
F4： = VLOOKUP（F $ 2，$ A $ 4：$ C $ 8,3，TRUE）VLOOKUP函数具有以下参数：= VLOOKUP（lookup_value，table_array，col_index_num，range_lookup）由于在单元格F3和F4中range_lookup值为TRUE，因此这些公式正在寻觅近似匹配项。从图中可以看出，这两个公式将返回SKU代码A101的结果。这是一个重要的问题，由于Excel返回毛病的结果，这很危险。SKU＃2示例使用类似的公式来搜索表中IS的值。但是，由于未对SKU列进行排序，因此它还会返回SKU代码A101的值，而不是正确的结果。因此，这种情况下，两个主要结论是不言而喻的：1.仅在有充分理由时才使用近似匹配。2.肯定，当您使用近似匹配时，您的数据将被排序。如何经过Excel的VLOOKUP和HLOOKUP函数使用完全匹配VLOOKUP和HLOOKUP的默许行动是返回近似匹配。要了解为何Microsoft可能会做出此选择，请斟酌最少在20年前编写了Excel的4个查找功能（LOOKUP，VLOOKUP，HLOOKUP和MATCH）。那时，计算机比现在慢很多。那时，使用完全匹配搜索会致使计算明显变慢。因此，这种情况下，Excel团队将最快的方法（近似匹配方法）设置为默许搜索方法。但是今天，对大多数目的而言，精确匹配和近似匹配之间的计算时间没有明显差异。因此，这种情况下，今天，由于最少两个缘由，Excel的默许搜索方法很不幸。首先，Excel用户通常比完全匹配更需要完全匹配。其次，近似匹配会产生毛病的结果。让我们看看精确匹配如何与典型数据一起工作……F2和F3单元格中的公式返回正确的结果。而且由于单元格F6和F7中的公式会查找不存在的数据，因此它们也会返回正确的结果。两个示例显示正确使用VLOOKUP公式。AC列显示了一个简单的SKU（库存单位）数据库及其说明和价格。F列显示了两组示例。

请注意，A列中的SKU数据未排序。使用完全匹配时，排序顺序无关紧要。SKU＃1示例使用以下公式搜索有关SKU代码B19的信息：
F2： = VLOOKUP（F $ 1，$ A $ 3：$ C $ 7,2，FALSE）
F3： = VLOOKUP（F $ 1，$ A $ 3：$ C $ 7,3，FALSE）请记住，VLOOKUP函数具有以下参数：= VLOOKUP（lookup_value，table_array，col_index_num，range_lookup）由于这些公式中的range_lookup值为FALSE，因此它们正在寻觅精确匹配。并且由于表中存在SKU代码B19，因此公式可以找到并返回正确的结果。这真是个好消息……我们得到了正确的结果！SKU＃2示例提供了更好的消息。以下是其公式：F6： = VLOOKUP（F $ 5，$ A $ 3：$ C $ 7,2，FALSE）
F7： = VLOOKUP（F $ 5，$ A $ 3：$ C $ 7,3，FALSE）在这里，当我们搜索不在列表中的数据时会得到毛病值。那是更好的消息，由于我们没有收到虚假数据。也就是说，当我们仅使用精确匹配时，如果我们搜索不存在的数据，则可以依托取得毛病值。VLOOKUP和HLOOKUP的局限性

VLOOKUP公式使用以下语法：= VLOOKUP（lookup_value，table_array，col_index_num，range_lookup）让我们使用此函数从这个小数据库中查找一些值。要在SKU列中查找“ G23”并返回其描写，我们将使用：= VLOOKUP（“ G23”，$ A $ 3：$ C $ 7,2，FALSE）要在SKU中查找“ G23”并返回其价格，我们将使用：= VLOOKUP（“ G23”，$ A $ 3：$ C $ 7,3，FALSE）要在“项目”列中查找“外套”并返回其价格，我们将使用：= VLOOKUP（“大衣”，$ B $ 3：$ C $ 7,2，FALSE）没关系。但是，我们如何使用VLOOKUP在“项目”列中查找“鞋子”并返回其SKU？我们不能。缘由很简单。VLOOKUP只能在table_array的第一列中查找值，而我们只能从table数组中返回值。因此，这种情况下，如果我们想在一个列中查找一个值，然后将值返回到该列的左边，那末我们就不走运了。（不，如果我们尝试对col_index_num使用负值，则将没法使用。）要返回我们需要的值，您会认为我们可使用具有以下格式的LOOKUP函数：= LOOKUP（lookup_value，lookup_vector，result_vector）问题在于，LOOKUP的lookup_vector列必须按升序排序。因此，这种情况下，如果我们的数据库按Item列排序，我们可以返回其SKU，这是VLOOKUP没法做到的。但是由于数据没有排序，所以我们很不走运……最少对LOOKUP，VLOOKUP和HLOOKUP。令人遗憾的是，这不是这3个功能的唯一限制。局限性是为何自1990年以来我就不再使用这3个函数。相反，所不同的是，我仅使用INDEX-MATCH。Excel的最好查找方法：INDEX-MATCH在Excel中查找数据的最强大，最灵活的方法是INDEX – MATCH方法。它依赖于两个Excel函数：= INDEX（参考，row_num，column_num）参考 —单元格范围row_num —参考中要从中返回数据的行。column_num-参考中要从中返回数据的列。如果援用是一行或一列，则 INDEX函数可使用以下语法：= INDEX（reference，cell_num）= MATCH（lookup_value，lookup_array，match_type）lookup_value-在lookup_array中匹配的值。lookup_array-包括数据的单元格范围。match_type-指定 Excel如何将lookup_value与lookup_array中的值匹配。对完全匹配，请始终将此参数使用0。下图显示了正在使用的INDEX-MATCH方法…B11： = MATCH（$ A11，$ A $ 3：$ A $ 7,0）该公式告知我们，在SKU列的第3行中找到了文本“ G23”。复制到B12的公式表示在第2行中找到“ A101”。请注意，由于我们需要精确匹配，因此单元格B11中的最后一个参数的值为零。

C11： = INDEX（$ B $ 3：$ B $ 7，$ B11）单元格C11的此公式返回由单元格B11中的值指定的单元格编号的项目。D11： = INDEX（$ C $ 3：$ C $ 7，$ B11）并且该单元格D11的公式返回单元格B11中指定的单元格编号的价格。固然，我们可以将INDEX和MATCH合并为一个公式，如单元格E11中所示：E11： = INDEX（$ C $ 3：$ C $ 7，MATCH（$ A11，$ A $ 3：$ A $ 7,0））此组合的工作方式与单元格F11中的VLOOKUP函数类似：F11： = VLOOKUP（$ A11，$ A $ 3：$ C $ 7,3，FALSE）到至今为止为止，INDEX-MATCH和VLOOKUP具有相同的功能。但是现在斟酌单元格B16和C16中的公式：
B16： = MATCH（$ A16，$ B $ 3：$ B $ 7,0）
C16： = INDEX（$ A $ 3：$ A $ 7，$ B16）在这两个公式中，我们在“项目”列中查找“领带”，并从SKU列中返回其SKU。如上所述，这是VLOOKUP没法产生的结果。更常见的是，我们将这些公式组合为一个：E16： = INDEX（$ C $ 3：$ C $ 7，MATCH（$ A16，$ B $ 3：$ B $ 7,0））使用此方法时，您会发现INDEX-MATCH方法还有许多其他优点。如果您没有使用INDEX-MATCH进行查找，则可能会丢失很多功能。试试看。