如何利用Excel检索记帐凭证和核对帐证一致-英雄云拓展知识分享

       表处理软件是国外计算机辅助审计时最经常使用的工具之一，有关内容在贵刊已多有讨论。本文结合某会计软件，利用数据接口将会计软件中的会计数据引入Excel系统中，然后再利用Excel软件就辅助检索记帐凭证和核对帐证数据是不是一致这两个方面作点尝试。 

      一、利用Excel软件检索记帐凭证 

      正如大家所知，现代审计进程包括符合性测试和实质性测试，不管是在符合性测试阶段，还是在实质性测试阶段，都需要对记帐凭证进行抽样检查，特别是在实质性测试阶段，凭证抽样的原则之一就是重要性原则，即对重要的经济业务要重点检查。虽然我们也能够利用现行会计软件中的凭证查询功能辅助检索，但是会计软件查询的一大缺点是没法对现有记帐凭证按产生金额大小进行排序，因此其重要性也就很难被排列出来了。但是如果我们将会计软件中的记帐凭证数据引入Excel系统，再利用Excel软件提供的排序和挑选功能，就可以非常方便到达这一目的。具体操作以下： 

      第一步：点击“凭证查询”后输入的查询条件为“全部”，并将查询结果引入Excel系统（假定寄存在“凭证”工作簿的“会计分录序时簿”工作表）中。启动Excel系统，打开“会计分录序时簿”工作表，结果如图1所示。 

      第2步，点击“原币金额”列的任一单元后，再点击由大到小的排序按钮，则得到所有凭证产生金额的排序情况，固然这其实不是审计人员终究想要的结果，他们需要知道的是某一具体会计科目（如现金—人民币现金）产生额的排序情况。 

      第3步，点击“数据”菜单下“挑选”按钮，选择“自动挑选”。 

      第4步，点击“科目代码”旁的下拉箭头，选择“自定义内涵”功能，在弹出的窗口中输入“会计科目等于10101”，肯定后得到一张“现金—人民币现金”按产生额由大到小进行排序结果，如图2所示。 

      如果想分别了解现金收入和现金支出的排序情况，只要将排序对象由“原币金额”改成“借方金额”或“贷方金额”。 

      如果我们还想进一步对非末级会计科目的产生额排序，可以利用会计软件对帐簿的查询功能，先生成会算帐簿（如10201明细帐簿），然后引入Excel系统，选定“贷方本位币金额”或“借方本位币金额”，点击“数据”下的“排序”，按由大到小进行排序；由于这时候的排序结果包括了各期本月合计数、本年累计数等重复数据，所以还必须对排序结果进行挑选；点击“数据”菜单中的“挑选”按钮，选择“自动挑选”，再点击“凭证字”旁的下拉箭头，选择“自定义内涵”，将“凭证字”定义内涵为非空白后即得所要结果，以下图所示。 

      2、利用Excel软件核对记帐凭证与科目余额的一致性 

      如果所有记帐凭证都是由审计单位或财政部门经过检测的会计软件进行正常记帐（即更新科目余额），那末记帐凭证与科目余额是肯定一致的，但是我们不能排除有人绕开会计软件，直接打开数据库修改科目余额，因此对电算化会计信息系统的审计，应当对现有系统中的记帐凭证与科目余额的一致性进行检查。现行的检查方法：一是利用会计软件提供的帐簿与记帐凭证的联查功能抽样核对；2是绕过计算机系统，直接经过人工抽样核对。虽然抽样审计是现代审计的一大特点，但是这也是审计本钱的一种制约，如果我们能利用计算机工具实现部份审计工作自动化，借此在某一方面实现全面审核，明显要比抽样审核效果更好。全面审核的办法也有2：一是利用现行的会计软件进行验算，基本思路是重新建立一个帐套，引入被审帐套的全部会计数据，再利用会计软件提供的反结帐、反记帐功能，重新倒回后再演算一遍，看看与原来结果是不是一致。利用会计软件虽然技术可行，但其基本条件是会计软件的功能必须是正确，但是我们没法保证所使用的会计软件未被非法修改或被不正确修改过，所以必须在此之前，对会计软件功能作一测试；2是利用Excel软件来验算，这类方法不但能验算记帐凭证与科目余额是不是一致，而且还能据此测试现行会计软件是不是正确，因此更具有实用性。其具体操作进程以下： 

      第一步，从会计软件“凭证查询”功能检索出截止到本期期末所有本年产生的记帐凭证，再引入Excel系统（假定在“验算”工作簿的“会计分录序时簿”工作表）中。 

      第2步，从会计软件的报表模块中将所有科目的科目余额检索出后，引入Excel系统（假定在“验算”工作簿的“科目余额”工作表）中，并对引入的结果作以下调剂：若本帐套为非年初建帐，这时候需要斟酌将建帐前本年已产生的借、贷累计产生额单独列示。在本例中建帐日期为2月1日，为此将“科目余额”工作表中的本期产生额的借、贷方栏改成建帐前产生额的借、贷产生额栏，用来寄存建帐前本年累计产生借、贷金额；斟酌到金蝶会计软件是定期计算科目余额，而我们只需要年初借/贷余额、建帐前借/贷累计产生额和建帐后借/贷累计产生额，因此必须删除建帐以后的所有科目余额内容；清空所有会计科目本年累计产生额的借/贷栏的内容，结果如图3所示。 

      第3步，参照以下公式计算“科目余额”工作表中的G列和H列各单元的值（其中会计分录序时簿的H列为科目代码，会计分录序时簿的Q列为会计科目借方产生额，会计分录序时簿的R列为会计科目贷方产生额，单元行数为1000表示公式能够容纳足够的科目余额，实际可针对情况调剂，101＊表示以101开头的所有末级科目）： 

      G2=SUMIF(会计分录序时簿!＄H＄2:＄H＄1000,″101＊″,会计分录序时簿!Q＄2:Q＄1000)＋E2 
      H2=SUMIF(会计分录序时簿!＄H＄2:＄H＄1000,″101＊″,会计分录序时簿!R＄2:R＄1000)＋F2 

      第4步，将“科目余额”工作表中的最后两列，修改成“期末余额”一列，并参照公式I2=C2－D2＋G2－H2计算其他各单元值，结果如图4所示。 

      最后，将用Excel软件计算的结果，预会计软件计算的结果（在科目余额表相应的会计期间内）相比较，核对会计软件内的会计数据是不是正确，并以此来判断记帐凭证数据与科目余额数据是不是一致。这里我们将会计软件中的科目余额（如图5所示）与上图Excel计算的结果相比较后，我们可以认定该单位的记帐凭证数据与科目余额数据是一致。