Excel表格的10招必学秘技-英雄云拓展知识分享

一、用连字符“&”来合并文本

如果我们想将多列的内容合并到一列中，不需要利用函数，一个小小的连字符“&”就可以将它弄定(此处假定将B、C、D列合并到一列中)。

1.在D列后面插入两个空列(E、F列)，然后在D1单元格中输入公式：=B1&C1&D1。

2.再次选中D1单元格，用“填充柄”将上述公式复制到D列下面的单元格中，B、C、D列的内容即被合并到E列对应的单元格中。

3.选中E列，履行“复制”操作，然后选中F列，履行“编辑→选择性粘贴”命令，打开“选择性粘贴”对话框，选中其中的“数值”选项，按下“肯定”按钮，E列的内容(不是公式)即被复制到F列中。

4.将B、C、D、E列删除，完成合并工作。

提示：完成第1、2步的操作，合并效果已实现，但此时如果删除B、C、D列，公式会出现毛病。故须进行第3步操作，将公式转换为不变的“值”。

2、Excel帮你选函数

在用函数处理数据时，常常不知道使用甚么函数比较适合。Excel的“搜索函数”功能可以帮你缩小范围，挑选出适合的函数。

履行“插入→函数”命令，打开“插入函数”对话框，在“搜索函数”下面的方框中输入要求(如“计数”)，然后单击“转到”按钮，系统即刻将与“计数”有关的函数挑选出来，并显示在“选择函数”下面的列表框中。再结合查看相干的帮助文件，便可快捷肯定所需要的函数。

105、同时查看不同工作表中多个单元格内的数据

有时，我们编辑某个工作表(Sheet1)时，需要查看其它工作表中(Sheet2、Sheet3„„)某个单元格的内容，可以利用Excel的“监视窗口”功能来实现。

履行“视野→工具栏→监视窗口”命令，打开“监视窗口”，单击其中的“添加监视”按钮，展开“添加监视点”对话框，用鼠标选中需要查看的单元格后，再单击“添加”按钮。重复前述操作，添加其它“监视点”。

以后，不管在哪一个工作表中，只要打开“监视窗口”，便可查看所有被监视点单元格内的数据和相干信息。

3、为单元格快捷画边框

在Excel 2002之前的版本中，为单元格区域添加边框的操作比较麻烦，Excel 2002对此功能进行了崭新的拓展。

单击“格式”工具栏上“边框”右边的下拉按钮，在随后弹出的下拉列表中，选“绘图边框”选项，或履行“视野→工具栏→边框”命令，展开“边框”工具栏。

单击工具栏最左边的下拉按钮，选中一种边框样式，然后在需要添加边框的单元格区域中拖拉，便可为相应的单元格区域快捷画上边框。

提示：①如果画错了边框，没关系，选中工具栏上的“擦除边框”按钮，然后在毛病的边框上拖拉一下，就能够清除掉毛病的边框。②如果需要画出不同色彩的边框，可以先按工具栏右边的“线条色彩”按钮，在随后弹出的调色板当选中需要的色彩后，再画边框便可。③这一功能还可以在单元格中画上对角的斜线。

4、控制特订单元格输入文本的长度

你能想象当你在该输入4位数的单元格中却填入了一个两位数，或在该输入文字的单元格中你却输入了数字的时候，Excel就可以自动判断、即时分析并弹出正告，那该多好啊!要实现这一功能，对Excel来讲，也其实不难。

例如我们将光标定位到一个登记“年份”的单元格中，为了输入的一致和计算的方便，我们希望“年份”都用一个4位数来表示。所以，我们可以单击“数据”菜单的“行之有效的性”选项。在“设置”卡片“行之有效的性条件”的“允许”下拉菜单当选择“文本长度”。然后在“数据”下拉菜单当选择“等于”，且“长度”为“4”。同时，我们再来到“出错正告”卡片中，将“输入无效数据时显示的出错正告”设为“停止”，并在“标题”和“毛病信息”栏中分别填入“输入文本非法!”和“请输入4位数年份。”字样。

很明显，当如果有人在该单元格中输入的不是一个4位数时，Excel就会弹出示的正告对话框，告知你出错缘由，并直到你输入了正确“样式”的数值后方可继续录入。奇异吧？其实，在Excel的“数据行之有效的性”判断中，还有许多特殊类型的数据格式可选，比如“文本类型”啊，“序列大小”啊，“时间远近”啊，如你有兴趣，何不自作主张，自己设计一种检测标准，让你的Excel展现出与众不同的光彩呢。

5、成组填充多张表格的固订单元格

我们知道每次打开Excel，软件总是默许打开多张工作表。由此便可看出Excel除具有强盛的单张表格的处理能力，更合适在多张相互关联的表格中调和工作。要调和关联，固然首先就需要同步输入。因此，这种情况下，在很多情况下，都会需要同时在多张表格的相同单元格中输入一样的内容。

那末如何对表格进行成组编辑呢？首先我们单击第一个工作表的标签名“Sheet1”，然后按住Shift键，单击最后一张表格的标签名“Sheet3”(如果我们想关联的表格不在一起，可以按住Ctrl键进行点选)。此时，我们看到Excel的标题栏上的名称出现了“工作组”字样，我们就能够进行对工作组的编辑工作了。在需要一次输入多张表格内容的单元格中随意写点甚么，我们发现，“工作组”中所有表格的同一名置都显示出相应内容了。

但是，仅仅同步输入是远远不够的。比如，我们需要将多张表格中相同位置的数据一致改变格式该怎样办呢？首先，我们得改变第一张表格的数据格式，再单击“编辑”菜单的“填充”选项，然后在其子菜单当选择“至同组工作表”。这时候，Excel会弹出“填充成组工作表”的对话框，在这里我们选择“格式”一项，点“肯定”后，同组中所有表格该位置的数据格式都改变了。

6、改变文本的大小写

在Excel中，为表格处理和数据运算提供最强大支持的不是公式，也不是数据库，而是函数。不要以为Excel中的函数只是针对数字，其实只要是写进表格中的内容，Excel都有对它编辑的特殊函数。例如改变文本的大小写。

在Excel 2002中，最少提供了3种有关文本大小写转换的函数。它们分别是：“=UPPER(源数据格)”，将文本全部转换为大写；“=LOWER(源数据格)”，将文本全部转换成小写；“=PROPER(源数据格)”，将文本转换成“适当”的大小写，如让每一个单词的首字母为大写等。举例来看，我们在一张表格的A1单元格中输入小写的“excel”，然后在目标单元格中输入“=UPPER(A1)”，回车后得到的结果将会是“EXCEL”。一样，如果我们在A3单元格中输入“mr.weiwei”，然后我们在目标单元格中输入“=PROPER(A3)”，那末我们得到的结果就将是“Mr.Weiwei”了。

7、提取字符串中的特定字符

除直接输入外，从已存在的单元格内容中提取特定字符输入，绝对是一种省时又省事的方法，特别是对一些样式雷同的信息更是如此，比如员工名单、籍贯等信息。 如果我们想快捷从A4单元格中提取称谓的话，最好使用“=RIGHT(源数据格，提取的字符数)”函数，它表示“从A4单元格最右边的字符开始提取2个字符”输入到此位置。固然，如果你想提取姓名的话，则要使用“=LEFT(源数据格，提取的字符数)”函数了。还有一种情况，我们不从左右两端开始，而是直接从数据中间提取几个字符。比如我们要想从A5单元格中提取“武汉”两个字时，就只须在目标单元格中输入“=MID(A5,4,2)”就能够了。意思是：在A5单元格中提取第4个字符后的两个字符，也就是第4和第5两个字。

8、提取字符串中的特定字符

除直接输入外，从已存在的单元格内容中提取特定字符输入，绝对是一种省时又省事的方法，特别是对一些样式雷同的信息更是如此，比如员工名单、籍贯等信息。

如果我们想快捷从A4单元格中提取称谓的话，最好使用“=RIGHT(源数据格，提取的字符数)”函数，它表示“从A4单元格最右边的字符开始提取2个字符”输入到此位置。固然，如果你想提取姓名的话，则要使用“=LEFT(源数据格，提取的字符数)”函数了。还有一种情况，我们不从左右两端开始，而是直接从数据中间提取几个字符。比如我们要想从A5单元格中提取“武汉”两个字时，就只须在目标单元格中输入“=MID(A5,4,2)”就能够了。意思是：在A5单元格中提取第4个字符后的两个字符，也就是第4和第5两个字。

9、把数据完全隐藏起来

工作表部份单元格中的内容不想让阅读者查阅，只好将它隐藏起来了。

1.选中需要隐藏内容的单元格(区域)，履行“格式→单元格”命令，打开“单元格格式”对话框，在“数字”标签的“分类”下面选中“自定义内涵”选项，然后在右侧“类型”下面的方框中输入“；；；”(3个英文状态下的分号)。

2.再切换到“保护”标签下，选中其中的“隐藏”选项，按“肯定”按钮退出。

3.履行“工具→保护→保护工作表”命令，打开“保护工作表”对话框，设置好密码后，“肯定”返回。

经过这样的设置以后，上述单元格中的内容不再显示出来，就是使用Excel的透明功能也不能让其现形。

提示：在“保护”标签下，请不要清除“锁定”前面复选框中的“∨”号，这样可以避免他人删除你隐藏起来的数据。

10、让数据按需排序

如果你要将员工按其所在的部门进行排序，这些部门名称既的有关信息不是按拼音顺序，也不是按笔划顺序，怎样办？可采取自定义内涵序列来排序。

1.履行“格式→选项”命令，打开“选项”对话框，进入“自定义内涵序列”标签中，在“输入序列”下面的方框中输入部门排序的序列(如“机关,车队,一车间,2车间,3车间”等)，单击“添加”和“肯定”按钮退出。

2.选中“部门”列中任意一个单元格，履行“数据→排序”命令，打开“排序”对话框，单击“选项”按钮，弹出“排序选项”对话框，按其中的下拉按钮，选中刚才自定义内涵的序列，按两次“肯定”按钮返回，所有数据就按要求进行了排序。