Excel打印知识大全-英雄云拓展知识分享

Excel工作表打印之前应当先预览，打印预览它可以看到普通视野中看不到的内容，避免失误、提高打印质量，而且可以快捷更改许多打印设置。当预览过以后页边距会以虚线的情势显示出来，方便调剂。小编以Excel 2003为例，介绍Excel文件打印设置的一般方法，其目的是增强文件的可读性。

　　1. 建立页眉和页脚

　　工作表的页眉和页脚包括了许多有用信息，例如报表的页码或工作表标题等等，用户只需单击“文件”菜单中的“页面设置”命令，打开“页面设置”对话框的“页眉/页脚”选项卡。如果需要使用内置的页眉和页脚，就要打开“页眉”或“页脚”下拉列表，从当选择“第1页”、“第1页，共?页”之类的内容。如果需要自行建立自己的页眉和页脚，可以单击“自定义内涵页眉”或“自定义内涵页脚”打开对话框。二者的布局和功能是完全相同的，其中间排列着10个按钮。最左侧的按钮用来设置文本的字体魄式，最右侧的按钮用来设置图片的大小等格式，中间从左到右的8个按钮可以插入页码、日期、时间等内容。

　　2. 让每页都打印出标题行

　　一个由多页组成的表格，通常需要在每页上都打印出标题行：履行“文件”→“页面设置”，打开“页面设置”对话框，单击“工作表”标签，在“顶端标题行”后面的方框中输入：:（这里假定第2和第3行动标题行，$符号在英文状态下，用Shift+4组合键输入），肯定退出，再打印时，系统会自动为每页加上标题行。如果在“左端标题列”后面的方框中输入列标题区域，就能够为每页添加上列标题。

　　3. 使所有数据可见

　　如果某一单元格中的文本或数字超越了列宽，那末打印出来的文本将被截断，打印出来的数字则会显示为“######”。为此，就某些情况而言，打印之前必须确保工作表中的所有数据可见。如果发现了某一列的宽度不够，只需将光标放到该列列标右边的边线处，待光标变成双向光标后双击边线，便可自动增加列宽以适应数据的长度。也能够单击“格式”菜单中的“单元格”命令。打开“单元格”对话框的“对齐”选项卡，选中“文本控制”下的“自动换行”，便可使数据自动换行以适应列宽。

　　4. 使用容易查看的格式

　　国内的各种报表习惯设置网格线，我们可以打开“页面设置”对话框的“工作表”选项卡，选中“打印”下的“网格线”便可。也能够选中需要设置网格线的所有单元格，单击Excel“格式”工具栏中的“边框”下拉按钮，打开对话框从当选择需要的边框样式。另外，屏幕显示效果良好的格式不一定有好的打印效果。如果工作表的文字或表格边框设置为彩色，但是使用黑白打印机进行报表打印，最好使用对照度较高的色彩，否则打印出来的内容就不够清晰。另外，也能够打开“页面设置”对话框的“工作表”选项卡，选中“打印”下的“单色打印”，从而提高彩色打印的清晰度。

　　5. 使报表居中

　　如果使用的打印纸能够容纳全部报表，就能够设置水平居中或垂直居中。前者可以打开“页面设置”对话框的“页边距”选项卡，选中“居中方式”下的“水平”复选项，后者可以选中“居中方式”下的“垂直”复选项。二者同时选中时，报表会在纸张上同时使用水平居中和垂直居中。

　　6. 调剂报表4周的空间

　　Excel报表的4周包括页边距和上、下的页眉、页脚6个部份。如果我们需要改变页边距或页眉和页脚，可以打开“页面设置”对话框的“页边距”选项卡，改变其中上、下、左、右和“页眉”、“页脚’的数值。也能够单击Excel工具栏中的“打印预览”按钮，打开预览窗口单击“页边距”按钮，显示页面的页边距的尺寸柄，针对需要拖动至需要的宽度为止。

　　7.打印不连续的单元格（区域）

　　如果仅仅需要将一些不连续的单元格（区域）中的内容打印出来，那末在按住Ctrl键的同时，用鼠标左键单击需要打印的单元格（区域），选中多个不连续的单元格（区域，如A2.B2:C8.D10……），然后选择“文件”→“打印”，打开“打印内容”对话框，选中“打印内容”下面的“选定区域”选项，按下“肯定”按钮就好了。此时，系统将选中的每个不连续单元格（区域）分开，打印在不同页面上（即A2打印在一张纸上，B2:C8打印在另外一张纸上……）。如果需要常常打印固定的不连续行、列，可以在上述隐藏设置完成后，履行“视野”→“视面管理器”，打开“视面管理器”对话框，按其中的“添加”按钮，在随后弹出的“添加视野”对话框“名称”后面的方框中输入一个名称（如“打印”等），肯定退出。以后需要打印时，再打开“视面管理器”对话框，选中“打印”视野项，按“显示”按钮，便可显示出设置好的打印页面，履行打印操作就能够了。

　　8.打印不连续的行（或列）

　　有时，需要将一张工作表中部份不连续的行或列打印出来，可以在按住Ctrl键的同时，用鼠标左键单击行（列）标，选中不需要打印出来的多个不连续的行（列），右击鼠标，选“隐藏”选项，将其隐藏起来，然后再履行打印操作就能够了。

　　9.将公式打印出来

　　如果要将单元格中的公式打印出来，则履行“工具”→“选项”，在“视野”标签中，选中“公式”选项，肯定退出。此时，工作表中含有公式的单元格，不是显示公式的运算结果，而是显示出具体公式，履行打印操作，便可将公式打印出来。

　　10.一次打印多个工作表

　　在按住Shift（或Ctrl）键的同时，用鼠标在需要打印的工作表名称上单击，便可选中多个连续（或不连续）的工作表，进行正常的打印操作，便可将选中的工作表一次打印出来。在“打印内容”对话框中，选中“打印内容”下面的“全部工作簿”选项，再肯定打印，便可一次性将全部工作簿中所有工作表打印出来。

　　11.使工作表适应页宽

　　如果打印预览时发现工作表的宽度超过了页面，可以尝试以下方法使工作表适应页宽：一是将打印方向更改成“横向”。2是缩小工作表的大小以适应页面。方式依然是打开“页面设置”对话框的“页面”选项卡，选中“缩放”下的“调剂为”，并在“页宽”框内输入“1”。肯定后便可预览页面以视察字体大小是不是适合了。3是减小页边距和页眉（页脚）的宽度。我们可以按上面介绍的方法打开“打印预览”窗口，单击其中的“页边距”按钮显示页边距的尺寸柄，针对需要将其拖到所需的宽度便可。4是隐藏报表中某些不需要打印的列。我们只需选中这些列，单击“格式→列”子菜单下的“隐藏”命令。报表中的其他列就会占用被隐藏列的位置，从而使本来不能打印的内容能够打印出来。尔后，只要单击“格式→列”子菜单下的“取消隐藏”命令，就能够显示被隐藏的列。

　　12.打印范围的快捷选定
　　打印范围的选定：光标停留在需要打印范围的左上角，先Ctrl+Shift+→，再Ctrl+Shift+↓，需要调剂则用Shift+↓和→来增加没有文字区域的行或列。

　　宽度超宽的Excel文档的打印设置，可能遇到需将左侧两列设置为固定格式的情况，可以在页面设置中将顶端行和左侧列同时设定，将文档定义内涵为多页宽，一页高，就能够打印出漂亮的宽文档了。