让我们一起探索一下这些藏在excel自动排序中的“小秘密”。-英雄云拓展知识分享
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2024-05-16
到了年底,单位要报送的表格非常多,有时就请一些非专业老师帮助录入,但在录入的进程中我发现很多老师录入的表格数据中存在一些空格,作用了数据的整体效果。如果一个个地修改既费时又费力,针对此现象我想出了几种行之有效的的解决方法并且收到了良好的效果,因此写下来与广大读者一起分享。
一、提早预埋设置,做到事半功倍
1. 提示用户输入的数据中是不是含有空格
在数据录入进程中,如果想让系统自动提示用户输入的数据中是不是含有空格,可经过设置数据的行之有效的性来实现。
以验证姓名数据在输入的进程中是不是含有空格为例(如图1),选中第一个姓名向下的单元格区域,单击“数据”菜单中的“行之有效的性”命令,弹出“数据行之有效的性”对话框,在“设置”选项卡中将允许的行之有效的性条件设为“自定义内涵”,在其下方的“公式”框中输入公式“=(LEN(B2)-LEN(SUBSTITUTE((B2)," ","")))=0”。
图1
切换到“出错正告”选项卡,在“标题”框中输入“出错正告!”,在“毛病信息”框中输入“输入的文本含有空格,请确认后重新输入!”(如图2),设置完成后,单击“肯定”按钮退出。
图2
接下来在输入姓名的进程中,系统会自动验证当前单元格中是不是含有空格,如果有,则弹出如图3所示的正告信息。
图3
cico提示:在图3出现时,直接按回车可以重新输入姓名。如果输入字数较多的数据(类似于“家庭地址”这类字段)时,不合适直接按回车键,否则原本的数据会自动被删除,此时单击“是”按钮可以疏忽空格的存在。
2. 用公式去除数据中含有的空格
上述技能大家会发现系统能自动检测出空格的存在,但不能自动替换掉这些空格,还必须要重新输入或输入完成落后行必要的修改。可不可以在输入进程中自动去掉含有的空格呢?
如果在当前表格中插入一些空列,用substitute函数是可以实现这一功能的,但总觉得不太美观,并且在录入时作用用户的视野。后来我将公式应用到sheet2中顺利地解决了这一问题。
输入数据之前首先切换到工作表sheet2(改名为“备份”)中,在a1单元格中输入公式“=substitute(sheet1!a1," ","")”,并将公式复制到与sheet1中表一样大的单元格区域中,这样在sheet1中输入数据时,在sheet2中对应的单元格中就会将去掉空格后的数据自动保存下来,最后sheet2中的数据就是我们终究需要的数据(如图4和图5)。
图4
图5
2、后期数据处理,一样游刃有余
我们这里采取替换法来删除表格数据中的空格。
选定全部表格,单击“编辑”菜单中的“替换”命令,打开“替换”对话框,在“查找内容”框中输入一个空格,在“替换值”框中不输任何内容,单击“全部替换”按钮就能够了。
cico提示:若要对某一字段进行上述替换操作,只要在进行替换操作前选定该字段就能够了,否则会出现误替换的现象。
固然,有兴趣的朋友也能够经过编写相应的vba代码来清除表格数据中的空格,但对一般用户而言,采取本文介绍的方法就足够了。
采取本文介绍的方法就能够保障取得的数据是我们终究需要的结果,即便是不熟习excel操作的朋友也能够帮助录入数据,从而大大地提高我们的工作效力。
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