Excel 2000如何创建数据清单-英雄云拓展知识分享

Excel 2000如何创建数据清单：

在中文Excel 2000中，排序与挑选数据记录的操作需要经过“数据清单”来进行，因此在操作前应先创建好“数据清单”。“数据清单”是工作表中包括相干数据的一系列数据行，如前面所建立的“员工工资表”，这张电子报表就包括有这样的数据行，它可以像数据库一样接受阅读与编辑等操作。这与使用中文Visual FoxPro 6相类似，只是在中文Excel 2000中可以很容易地将数据清单用作数据库，而在履行数据库操作时，例如查询、排序或汇总数据时也会自动将数据清单视作数据库，并使用以下数据清单元夙来组织数据：

·数据清单中的列是数据库中的字段

·数据清单中的列标志是数据库中的字段名称

·数据清单中的每行对应数据库中的一个记录

那末数据清单与电子报表的区分是甚么呢?

其实没有多大的区分，前者的第一行含有列标题，后者是包括数据清单在内的数据库，而且还有标题!所以，您能很容易的建立数据清单。如员工工资表中的“姓名”、“年龄”、“职务”、“工资额”，这些就能够作为数据清单中的列标题，使用鼠标器选定如图1所示的单元格区域，一份数据清单就建立好了。

图1 选定这个区域建立数据清单

其实，若选定一个区域，中文Excel 2000也会在需要的时候自动建立一份数据清单，只是该数据清单将包括所有的单元格，自动找到的列标题也不一定正确。

注意：在每张工作表上只能建立并使用一份数据清单。您也应避免在一张工作表上建立多份数据清单，由于某些数据清单管理功能(如挑选)等一次也只能在一份数据清单中使用。

一旦建立好了数据清单，还可以继续在它所包括的单元格中输入数据。不管什么时候输入数据，初学都应当注意遵守以下准则：

1.将类型相同的数据项置于同一列中

在设计数据清单时，应使同一列中的各行具有相同类型的数据项。这一点在前面建立“员工工资表”时就体现了出来，这是初学者一眼就可以看明白的。

2.使数据清单独立于其它数据

在工作表中，数据清单与其他数据间最少要留出一个空列和一个空行，以便在履行排序、挑选或插入自动汇总等操作时，有益于中文Excel 2000检测和选定数据清单。

3.将关键数据置于清单的顶部或底部

这样可避免将关键数据放到数据清单的左右两侧。由于这些数据在中文Excel 2000挑选数据清单时可能会被隐藏。

4.注意显示行和列

在修改数据清单之前，应确保隐藏的行或列也被显示。由于，如果清单中的行和列没有被显示，那末数据有可能会被删除。

图2 进入“边框”选项卡

5.注意数据清单格式

如前所述，数据清单需要列标，若没有的话应在清单的第一行中创建，由于中文Excel 2000将使用列标创建报告并查找和组织数据。列标可使用与数据清单中数据不同的字体、对齐方式、格式、图案、边框或大小写类型等。在键入列标之前，应将单元格设置为文本格式。

6.使用单元格边框突出显示数据清单

如果要将数据清单标志和其他数据分开，可以使用单元格边框(不是空格或短划线)。

其操作步骤以下：

步骤一、右击选定的单元格，然后从快捷菜单当选择“设置单元格格式”命令，进入“单元格格式”对话框后单击“边框”选项卡。

步骤2、单击“外边框”按钮后，从“线条”区域的“样式”列表窗当选择一种线型，参见图3。

图3 选择边框线的样式

步骤3、从“色彩”下拉列表当选择边框线的色彩，接着在“预览窗”中单击要使用边框线的边线，参见图4。

图4 单击要使用边框线的边线

步骤4、单击了每条要使用边框线的边后，单击“肯定”按钮，然后在中文Excel 2000的工作窗口中单击数据清单外的任意一处，就可以在屏幕上看到所加入的边框线了，如图5所示。

图5 上述操作的结果

7.避免空行和空列

避免在数据清单中随意放置空行和空列，将有益于中文Excel 2000检测和选定数据清单，由于单元格开头和末尾的过剩空格会作用排序与搜索，所以不要在单元格内文本前面或后面键入空格，可采取缩进单元格内文本的办法来代替键入空格。

图6 进入数据记录单