很多人都会使用Excel表格程序，用于记录工作数据。大家学习Excel的方式包括了经过专门的课程，其他同事朋友教学和自学等，但是我观看了很多相干的Excel基础教程视频和书籍，大部份都是只教学了基础概念和操作方法，但是没有讲授在实际使用中提高效率率的技能，因此很多人使用Excel其实不能真实的将其办公效果最大化。这里就经过我的经验分享几条正确使用Excel表格的方式供大家参考。

规范化命名工作簿

依照自己的需要结构化命名工作簿，要求能够方便排序和查询，比如工作簿名称要有基本信息，如标题，触及的时间地点部门员工等。如果要屡次修改更新数据，则要添加版本修改日期或版本号等。

工作簿命名

比如示例工作簿为销售数据，所以开头命名为销售数据，这样方便排序相同类型连续分组，以后数据的日期，可以降序升序排序，还包括数据记录人名称，所在部门等信息，最后是括号中为更新的日期。

规范化命名工作表

默许一个工作簿中工作表名称为sheet1,sheet2,sheet3等，需要将工作表命名为成心义名称。

工作表命名

做好备份

任何更新后的文件，都需要做好备份方便回溯

同一份文件屡次修改后注意在修改前将当前版本文件备份，并标记版本号或版本日期

备份

使用标题

记录数据时数据的上方或左边添加标题，就是表头，表示数据名称，也能够包括单位等，如销售额（万元）

表头标题

添加注释

使用单元格添加批注功能，对数听说明，如添加到标题对数据详细说明

批注注释

少用手动修改

比如某客户名称为张明，修改成张小明，如果有10几个名称需要修改，手动修改就容易出现输入毛病，写成张小名，张明明，张小等或有遗漏的情况，建议使用查找替换的方式，可以逐一查找并替换保证不会出错。

替换

用色彩辨别

不同模块可使用色彩来辨别方便查询数据

未添加色彩

按模块添加色彩

一致模块不同部份可以采取一致色系深浅不同来表示

数值和单位分开

触及到数值类型的数据如果包括单位，都需要将单位提取出来，另外设置单位或在表头中说明数据的单位

数值和文本分开

基础数据不出现统计

基础数据录入的工作表有时候大家为了方便统计直接在数据的末端添加了汇总统计，这样虽然查看方便，但是如果经过更改数据，移动位置，添加删除数据等都有可能致使数据不准确，也不方便其他表援用数据，所以建议在录入基础数据的表中不添加统计汇总数据，而是建立数据透视表的方式来查看统计汇总的数据，即方便快捷，也能够随即调剂更新数据。

汇总统计

记录添加序号

如果了解过关系型数据的知识，对记录数据通常为需要建立一个主键字段，主键字段保证数据的唯一性。对Excel表格中虽然没有严格束缚要求，但如果是多条数据记录，没有表示唯一性或主属性的列，建议添加一个序号列，也方便以后能够经过序号快捷找到指定的数据。

序号

援用其他表

如果一个数据触及函数公式等其中的数据来源是其他表中的数据，一定是经过援用的方式来取得数据，而不是直接复制粘贴或手动输入数字，这样原数据更新时才能保证触及援用的单元格数据不会出错，重新计算更新数据。

抽查数据

大家在使用公式计算数据时，如果触及的公式函数较复杂，数据计算完成后是经过拖动填充的方式添加到多个单元格中，为了保证正确性，建议随机抽取几个数据，再手动计算一遍，以保证数据准确无误，以避免由计算毛病致使损耗。

以上就是针对我平常工作经验分享的关于Excel表格使用方式上的一些建议，大家可以参考，并且如果大家需要批量履行以上某些操作，如添加序号，标记色彩，重命名工作簿工作表等，要处理的表格较多，有几百乃至几千个，逐一操作实在太累太麻烦了，可使用我编写的Excel批处理办公程序，一键实现以上功能。