办公小技能：Excel省时高效率操作6大秘诀-英雄云拓展知识分享

在使用Excel处理数据的进程中，有时我们会因处理的数据量不大，觉得手动重复操作也不费事，因此疏忽了对一些高效率操作小技能的利用，其实最后总算下来，也会浪费掉很多宝贵的时间。下面这些看似动动手指就可以完成的简单小操作，可让Excel表格操作效力大增，或能减少一些使用中的麻烦。

1. 用好自动填充与快捷填充

自动填充是Excel的一个非常有用的功能，它可以针对已有单元格的模式自动填充一系列单元格。假定我们想输入一个具有月份名称的列，从2018年9月开始，需要按月递增，只需在第一个单元格A2中输入2018⑼，选择该单元格并按下右下角的填充柄将其向下拖动，自动填充功能即可以针对上一个单元格的模式，奇异地填充其余单元格的月份名称。

快捷填充是Excel中更加智能的一种输入方式，它可以针对第一列中输入的数据模式自动提取或合并数据。举例来看，我们希望将第一列中所有类似于值“abc/123/xyz”的中间部份数值123提取到第2列中，只需在第2列第一个单元格B2中输入数据123，然后，在Excel当选择“数据→数据工具”组中的“快捷填充”，这样，在第2列的其余单元格中，就会自动抽取对应与第一列单元格中间段的数据，并进行填充。

一样，我们也能够使用快捷填充来组合数据。举例来看，如果第一列的审核结果均“某某某已经过审核”，其中的名字来源于第2列的姓名字段，则可以针对第2列的姓名，与“已经过审核”文字段进行组合，经过“快捷填充”命令，实现在第一列中自动填充审核结果。

2. 使用F4键自动履行重复任务

F4键是Excel中很体贴人的一个键盘快捷键，它可以为我们节省时间。如果我们需要一次又一次地重复相同的步骤，可使用F4键自动履行重复的任务。但请注意，F4键只重复最后的操作或命令。举例来看，我们在A2单元格中填入数值1以后，将该单元格的背景色彩设置成了黄色，如果下面的相邻单元格也需要设置这样的背风景，那末，在设置完A2单元格的背风景以后，只需按动↓键，然后按下F4键，就可以让下面的单元格重复上面单元格的色彩。以此类推，不断按动下箭头和F4键，就可以重复设置多个单元格的色彩为黄色。如果中间的色彩需要分段设置为别的色彩，只需在相同色彩的区域内履行F4键操作便可。

再比如，表格中有部份不相邻的数字需要加粗显示，那末只需先设置一个数字加粗，然后不断点击需要加粗显示的单元格并按下F4键，便可实现不连续单元格内容的加粗显示。

小提示：另外，还可使用F4键关闭工作簿和Excel窗口。按Ctrl+F4组合键，可以关闭工作簿；按Alt+F4组合键，能够关闭Excel。

3. 用Ctrl+Shif快捷组合键进行快捷选取

Ctrl+Shift与其他编辑键组合，可以提供行之有效的和快捷的选择功能。

用“Ctrl+Shift+↓”组合键，可选择当前单元格下方列中的所有数据；

用“Ctrl+Shift+↑”组合键，可选择当前单元格上方列中的所有数据；

用“Ctrl+Shift+→”组合键，可选择本行中当前单元格右边的所有数据；

用“Ctrl+Shift+←”组合键，可选择本行中当前单元格左边的所有数据；

用“Ctrl+Shift+End”组合键，将光标跳到工作表中包括数据的右下角单元格，并在所选的第一个单元格和包括数据的右下角单元格之间，选择包括数据的所有单元格。

4. 让公式和函数的含义一看便知

我们可使用一个简单的注释函数来注释单元格，这将可以帮助我们记忆复杂的函数和公式，并向其他使用该电子表格的用户作出必要的解释。要对单元格的内容进行注释，只需在公式末尾添加“+N("注释内容")”便可。举例来看，当我们单击某个单元格时，其中显示“=B2*C2+N("产量乘以单价就可以算生产值")”，此内容就包括公式和注释两部份。这时候，对附加的“+N("产量乘以单价就可以算生产值")”，不管其中援用的内容如何，均不会作用到原有公式的正确计算。一个“尾巴”，解决了可能让人一头雾水的公式函数的注释问题，何乐而不为？

5. 用选择性粘贴快捷进行计算

经过使用特殊的“选择性粘贴”而不是使用公式，可以在电子表格中履行快捷的简单计算（包括加、减、乘或除）。举例来看，计算某种产品的产值，如果每月的产量已知，该产品的单价一年内未产生变化，均为500元，则可以先在产值栏内输入500，复制1到12月的产量，然后在“产值”栏内履行“选择性粘贴”并选择“乘”，肯定以后，“产值”栏内便会自动填入计算结果。