Excel中的数据输入，可别以为很简单-英雄云拓展知识分享

学习和掌握一些数据输入方面的经常使用技能，可以简化数据输入操作，提高工作效力。

01强迫换行

在表格内输入大量的文字信息时，如果单元格文本内容太长，使用自动换行功能虽然可将文本显示为多行，但是换行的位置其实不受用户控制，而是针对单元格的列宽来决定。

如果希望控制单元格中文本的换行位置，要求全部文本外观能够依照指定位置进行换行，可使用强迫换行功能。当单元格处于编辑状态时，在需要换行的位置按组合键为文本添加强迫换行符，图 5⑴4 所示为一段文字使用强迫换行后的编排效果，此时单元格和编辑栏中都会显示强迫换行后的段落结构。

图 5⑴4　经过【强迫换行】功能控制文本格式

注意

使用了强迫换行后的单元格，Excel会自动为其选中【自动换行】复选框，但事实上它和通常情况下使用【自动换行】功能有着明显的区分。如果取消选中【自动换行】复选框，则使用了强迫换行的单元格依然显示为单行文本，而编辑栏中保存着换行后的显示效果。

02在多个单元格同时输入数据

需要在多个单元格中同时输入相同的数据，可以选中需要输入相同数据的多个单元格，输入所需要的数据后，按组合键确认输入。

03输入分数

输入分数的方法以下。

™ 如果要输入一个假分数，如“2又5分之一”，可以在单元格内输入“2 1/5”（整数部份和分数部份之间使用一个空格间隔），然后按键确认。Excel会将输入辨认为分数情势的数值类型。在编辑栏中显示此数值为 2.2，在单元格显示出分数情势“2 1/5”，如图 5⑴5 中的B2 单元格所示。

™ 如果需要输入的分数是真分数（不包括整数部份），用户在输入时必须以“0”作为这个分数的整数部份输入，如需要输入“5分之3”，则输入方式为“0 3/5”。这样Excel才可以辨认为分数数值，而不会被辨认为日期，如图 5⑴5 中的B3 单元格所示。

™ 如果输入分数的份子大于分母，如“5分之103”，Excel会自动进行换算，将分数显示为假分数（整数+真分数）情势，如图 5⑴5 中的B4 单元格所示。

™ 如果输入分数的份子和分母可以约分，如“2104分之2”在确认输入后，Excel会自动对其进行约分处理，如图 5⑴5 中的B5 单元格所示。

04输入指数上标

在工程和数学等方面的利用中，常常需要输入一些带有指数上标的数字或符号单位，如“102”“M3”等。经过设置单元格格式的方法，能够改变指数在单元格中的显示。

举例来看，需要在单元格中输入“E⑵0”，可先在单元格中输入“E⑵0”，然后双击单元格进入编辑模式，选中文本中的“⑵0”部份，按 组合键打开【设置单元格格式】对话框，选中【特殊效果】组中的【上标】复选框，最后单击【肯定】按钮。此时，在单元格中数据将显示为“E⑵0”情势（在编辑栏中照旧显示为“E⑵0”），如图 5⑴6 所示。如果要设置的内容全部为数字，如“103”，则需要将单元格格式设置为“文本”后，再选中 3，然落后行上标设置。

提示

以上所提到的含有上标的数字，在输入单元格后，实际以文本情势保存，不能参与数值计算。

05自动输入小数点

有一些数据处理方面的利用（如财务报表、工程计算等）常常需要大量输入小数数据，如果这些数据需要保存的最大小数位数是相同的，可以经过更改Excel选项免去小数点“.”的输入操作。

06记忆式键入

如果输入的数据包括较多的重复性文字，如建立员工档案信息时，在“学历”字段中总是在“大专学历”“大学本科”“博士研究生”等几个固定辞汇之间来回地重复输入。要简化这样的输入进程，可以借助Excel提供的“记忆式键入”功能。

首先，在【Excel选项】对话框中查看并确认【记忆键入】功能是不是已被开启：在【Excel选项】对话框【高级】选项卡的【编辑选项】区域，选中【为单元格值启用记忆式键入】复选框（系统默许为选中状态）如图 5⑴7 所示。

图 5⑴7　记忆式键入的选项设置

启用此功能后，当用户在同一列输入相同的信息时，就能够利用“记忆式键入”来简化输入。图 5⑴8 所示的表格，用户在“学历”字段前 3 行分别输入信息以后，当在第 4 条记录中再次输入“中”时（按键确认之前），Excel会从上面的已有信息中找到“中”字开头的对应记录“中专学历”，然后自动显示在用户正在输入的单元格，此时只要按键，就能够将“中专学历”完全地输入当前的单元格中。

如果输入的第一个文字在已有信息中存在多条对应记录，则必须增加文字信息，一直到能够仅与一条单独信息匹配为止，才可显示记忆式键入信息。

仍以图 5⑴8 所示表格为例，当在“学历”字段中输入“大”字时，由于分别与“大学本科”和“大专学历”两条记录匹配，所以Excel的“记忆式键入”功能其实不能提供建议输入项。直到用户输入第2个字，如输入“大学”时，Excel才能显示建议输入项“大学本科”，如图 5⑴9 所示。

图 5⑴8　记忆式键入 1

图 5⑴9　记忆式键入 2

提示

“记忆式键入”功能只对文本型数据适用，对数值型数据和公式无效。另外，匹配文本的查找和显示仅能在同一列中进行，而不能跨列进行，并且输入内容的单元格与原有数据之间不能存在空行，否则Excel只会在空行以下的范围内查找匹配项。

07从下拉列表当选择

还有一种简便的重复数据输入功能，叫作“面向鼠标版本的记忆式键入”功能，它在使用范围和使用条件上，与以上所介绍的“记忆式键入”完全相同，所不同的只是在数据输入方法上。

以图5⑵0所示表格为例，当用户需要在“学历”字段的下一行继续输入数据时，可选中目标单元格，然后鼠标右击，在弹出的快捷菜单当选择【从下拉列表当选择】命令，或选中单元格后按<alt+< span="">↓>组合键，就能够在单元格下方显示下拉列表，用户可以从下拉列表当选择输入，如图 5⑵0 所示。

图 5⑵0　从下拉列表当选择

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