让我们一起探索一下这些藏在excel自动排序中的“小秘密”。-英雄云拓展知识分享
19984
2024-04-08
千字文总结,用通俗的语言展现Excel在职场办公中的「妙用」,3年互联网数据分析经验,精通各种数据分析和办公软件,下面总结Excel在职场办公中常见的使用方法,无需代码编程,只需要公式函数或鼠标操作便可完成复杂的数据处理,将数据处理简单化,下面一起动手实践学习~
首先创建一组数据源,其中,省分为一级下拉菜单,市为2级下拉菜单,县为3级下拉菜单,并且在创建2级和3级菜单时,表头标题必须为前一级菜单里的内容。
鼠标框选创建好的数据源,使用快捷键Ctrl+G,点击定位条件。
在定位条件中勾选常量,点击肯定。
点击公式选项卡中的针对所选内容创建。
弹出针对所选内容创建名称对话框后,勾选首行选项,再点击肯定按钮。
创建一个需要下拉菜单的数据表,鼠标选中省分下需要创建一级菜单的数据区域,在数据选项卡下点击数据验证。
在允许里选择序列选项,来源选择之前创建的一级菜单省分下的数据区域,点击肯定,一级下拉菜单就创建好了。
接下来创建2级下拉菜单,鼠标框选需要创建2级下拉菜单数据区域,在允许里选择序列,在来源里写入公式=INDIRECT($E2),INDIRECT返回由文本字符串指定的援用。
一样创建3级下拉菜单,鼠标框选需要创建3级下拉菜单数据区域,在允许里选择序列,在来源里写入公式=INDIRECT($F2)。
以下即创建了多级下拉菜单的数据表。
首先间隔行创建辅助列,辅助列以下所示。
使用快捷键Ctrl+G,点击定位条件。
在定位条件中勾选空值。
定位出空的单元格后,右键点击插入。
插入整行后点击肯定。
便可将原始数据每隔一行插入一行数据。
复制表格标题行,然后使用Ctrl+G快捷键定位出空值。
使用Ctrl+V快捷键快捷粘贴标题行。
以下是一组工资数据,需要每隔一条工资数据批量插入两个空行。
以下创建辅助列,辅助列以递增的序列进行排列,创建多组辅助列。
点击依照升序排列,便可得到以下的结果,每条工资数据间隔两行。
如果在透视表里以非重复计数项的话,需要在创建数据透视表的时候,勾选将此数据添加到数据模型(M)。
添加数据透视表字段,选中数据区域点击值字段设置,在这里选择需要的计数方法,要统计非重复数值,就选择非重复计数。
PS:只有.xlsx格式的文件才能添加数据模型,使用透视表非重复计数功能,.xls和.csv格式的文件都不能使用。
如何自定义内涵数据格式,比如这里8月销售大于7月销售,将其显示为绿色并添加向上的箭头,8月销售小于7月销售,将其显示为红色并添加向下的箭头。
选择需要设置数据格式的区域,右键点击设置单元格格式输入以下的格式代码,该代码可分为两部份,用分号隔开,第一部份是对大于0的值设置格式:[绿色][>0]▲0,表示字体色彩为绿色,显示▲,0表示原数,第2部份是对小于0的值设置格式:[红色][<0]▼0,表示字体色彩为红色,显示▼,0表示原数。
[绿色][>0]▲0;[红色][<0]▼0
另外在PowerBI中,可使用以下的DAX函数设置如上的自定义内涵数据格式,感兴趣可以尝试一下。
环比_色彩 = SWITCH(TRUE(),[环比]>0,UNICHAR(9650)&FORMAT([环比],"0.0%"),
[环比]<0,UNICHAR(9660)&FORMAT([环比],"0.0%"),"")
除此以外,还有自定义内涵数据格式用来设置单位,以下也可设置单元格式,自定义内涵设置。
0!.0,"万"0!.00,,"亿"
比如这里使用0!.0,"万"表示万,先使用千分位符,将数据缩小1000倍,然后设置数据格式为0!.0将数据缩小10倍,小数点前的 ! 是用于强迫显示小数点,将数据缩小10倍,最后再加一个万字便可,需要加双引号。
要批量生成销售个人明细,比如生成每个销售每天的销量和销售额情况,可以先数据透视,注意要将销售员拖入到挑选器中。
然后在数据透视表工具当选择分析,点击选项下面的显示报表挑选页。
在显示报表挑选页下选择销售员,点击肯定便可。
以下将我们所有的销售员每天的销量和销售额进行了拆分,拆分为每个销售个人的具体情况。
首先创建文件名,并下拉函数="MD%20"&A2生成文件名。
然后新建一个txt文本文档,将生成的文件名复制粘贴到txt文本文档中。
将结果另存到一个新的文件中。
选择磁盘保存类型为所有文件,文件后缀命名为.bat格式的文件,点击保存便可。
双击text.bat便可批量生成文件。
这里我们看到E磁盘有10个文件夹。
使用电脑快捷键Win+R,输入cmd,打开命令行。
在命令行输入以下的代码命令tree%20e:/testing%20/f>e:name.text命令,使用enter键便可生成文件夹得目录。
打开text便可看到生成文件夹目录,使用Excel读入文本便可将文件夹目录读取进来。
Excel将多行数据放到一列中,以下包括1月到12月总计12列数据,有5行数据,将以下多列数据聚合到一列中。
框选数据,点击数据选项卡下的从表格。
在创建表选项下点击肯定。
进入Powerquery界面,选择第一列数据,在转换选项卡下选择逆透视列中的逆透视其他列选项卡。
便可将多列数据聚合到一列,从而构成多行数据。
在开始选项卡下点击关闭并上载功能。
以下即为数据转化的前后对照,将多列数据聚合为一列数据。
Excel将一行数据拆分为多行,以下有一行包括多个城市的数据。
选择数据,点击数据选项卡下的从表格。
在创建表选项下点击肯定。
选择数据,在开始选项卡下点击拆分列按分隔符。
由于示例数据使用点分隔,所以选择自定义内涵分隔符,拆分位置为每次出现分隔符时,拆分为行,点击肯定。
点击关闭并上载便可将数据结果加载至Excel表格中。
以下即为数据转化的前后对照,将一行数据拆分为多行。
1)跨表查找
以下是原始数据,使用VLOOKUP跨表查询功能。
使用VLOOKUP+COLUMN函数实现多列同时跨表查询。
=VLOOKUP($A3,'Q1'!$A$1:$D$9,COLUMN(B:B),0)
2)跨多表查找
INDIRECT函数用于返回由文本字符串指定的援用。
=VLOOKUP($A2,INDIRECT(B$1&"!A:B"),2,0)
3)跨多表查找(格式不一致)
这里不但使用INDIRECT函数,而且使用MATCH函数来返回"销量"在单元格区域中的位置。
=VLOOKUP($A2,INDIRECT(B$1&"!A:G"),MATCH("销量",INDIRECT(B$1&"!1:1"),0),0)
分别提取货号和销售单编号里的字母和数字。
提取货号字母
=LEFT(C2,3)
提取货号数字
=RIGHT(C2,4)
提取单号字母
=LEFT(D2,FIND("-",D2)⑴)
提取单号数字
=MID(D2,FIND("-",D2)+1,100)
将横向数据转为纵向数据,选择横向单元格区域,点击数据选项卡,点击获得与转换中的从表格,点击创建表。
在主页中单击将第一行用作标题。
按住Ctrl键选中不需要逆透视的列,在转化选项卡下点击逆透视其他列。
如框选的部份,数据完成逆透视,在主页选项卡下点击关闭并上载功能,将数据加载至sheet表中。
数据分组后合并,选择单元格数据区域,点击数据选项卡,点击获得与转换中的从表格,点击创建表。
选择转换选项卡分组根据,分组种别为产品种别,柱为产品名称,操作为求和,点击肯定。
将阴影选中的公式部份List.Sum替换为Text.Combine。
如框选的部份,数据完成份组合并,在主页选项卡下点击关闭并上载功能,将数据加载至sheet表中。
以上,总结了Excel的一些基本用法,限于篇幅缘由,这里仅举例在职场办公中的一些基本用法,更多Excel内容学习仍需要系统地学习和实践,如果你在Excel学习进程遇到问题,可随即在评论区留言,一键解决你的问题~
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在现代企业管理中,数据的高效管理和处理至关重要。随着信息技术的不断发展,英雄云的云表单已经成为了提高数据录入、管理和分析效率的不可或缺的工具。让我们来深入探讨英雄云-云表单的几大优势。
基础字段:多样性满足业务需求
英雄云的云表单中包括了各种基础字段,如单行文本、多行文本、数字输入框、单选框、复选框、下拉框、下拉复选框、日期时间、分割线等。这些字段的多样性使用户可以根据具体的业务需求,轻松进行文本、数据和时间信息的录入或修改。例如,您可以使用单行文本字段录入员工姓名、产品型号等,或者使用下拉框进行多选,根据不同情况选择更加方便的字段类型。
高级字段:提升工作效率
英雄云的云表单还提供了高级字段,如地址、图片、附件、手写签名、手机、子表、关联数据、关联查询以及流水号。这些高级字段在基础字段的基础上升级,可帮助用户完成一些琐碎的工作。例如,使用地址字段可以避免逐字打字,而流水号字段可以自动生成规律性的编号,非常适用于合同编号生成等场景。
部门成员字段:精确管理与通讯录的关联
英雄云的部门成员字段允许企业对各个部门的成员进行精确管理。用户可以通过部门成员字段获取通讯录中的部门成员信息,应用于记录报销人、报销部门等场景。这些成员字段还细分为成员单选和成员多选,可根据具体需求在通讯录中选择一个或多个成员。
聚合表:数据处理更智能
英雄云的聚合表功能用于对已存在的表单数据进行聚合计算,从而得到一张聚合表,后续其他表单可调用聚合表进行数据联动、关联查询和关联数据等操作完成数据处理。这一功能可应用于多种场景,如进销存管理、财务管理和门店零售管理等,帮助企业完成数据处理,提高工作效率。
表单权限设置:灵活管理数据访问
英雄云的表单权限设置允许用户根据企业的具体需求管理表单的访问和操作权限。用户可以根据系统权限或自定义权限对不同成员或团队进行权限设置,以确保数据的安全和合规性。这一功能使企业能够根据变化的业务需求和团队结构,实时调整权限设置。
自定义打印模板:文档输出更便捷
英雄云的云表单支持自定义打印模板,可将表单数据转换为可打印的Word文档。用户可以根据自己的需求进行排版和编辑,将产品规格说明书等文档轻松生成。这一功能提供了一种标准化的文档输出方式,简化了信息整理的过程。
综合来看,选择英雄云的云表单意味着选择更智能、更灵活、更高效的数据管理工具。无论是提高工作效率,精确管理数据,还是实现数据处理,英雄云的云表单都能满足您的多样化需求,助力您的业务发展。
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