很多人认为表格设计没有甚么“技术活”，只需要将标题和数据罗列出来。

其实，这类观点是不正确的，要想设计出专业的表格，必须要斟酌制作这个表格的背景、目的，表格需要包括哪些字段及要到达甚么样的效果等。

只有这样，设计出来的表格才能满足各种需要，才能显得更专业！

今天的文章，小编将为大家讲授一些让表格更专业化的技能，文末还有一个小安利，记得查收哦~

明确制表目的

在制作表格时要先明确制表目的，也就是经过表格需要到达甚么样的目标。

举例来看，领导要求对全年的招聘成果进行分析，分别依照预计招聘人数、实际招聘人数和招聘完成率来汇总每个月的招聘成果，并且对全年招聘的完成情况进行统计分析。

这时候就需要建立一份招聘数据源表，

其关键字段包括招聘月份、招聘岗位、预计招聘人数，和实际招聘人数等，以下图所示。

数据源表格建立后，就能够得到领导想要的统计效果，对全年度招聘完成情况进行了统计，并且使用图表对全年招聘任务完成情况进行了分析，效果以下图所示。

设定表格字段

字段是对一列数据的统称，是 Excel 表格的框架。

因此，这种情况下，字段的设定对表格设计非常重要。

要想设计出专业的表格，一般需要遵守 3 个步骤来设定表格字段，以下图所示。

1.字段分析

很多人设计表格时，都不知道表格中应包括哪些字段才最公道。

其实，大部份字段是针对制表目的而得来的。

举例来看，某 HR 要统计各部门员工的年休假天数，从中可以得出：各部门 = 部门、员工 = 姓名、年休假天数 = 应休天数。

因此，这种情况下，这张数据源表格中最少应当包括部门、姓名、应休天数 3 个字段。

2.字段拓展

3个字段其实不能撑起一张表格，所以需要进一步发掘这些基础字段背后隐藏的其他字段。

一般地，如果表格中要列出员工姓名和部门，那末员工编号是必不可少的，而且要统计年休假天数，就必须知道年休假天数是针对工作工龄来肯定的。

而工作工龄（指员工以工资收入为生活资料的全部或主要来源的工作时间，包括本企业工龄在内）是针对参加工作时间的长短来肯定的，由此又可以得出，员工编号、工作工龄和参加工作时间 3 个字段。

3.字段顺序调剂

做任何事情都要有一个基本的顺序，表格也一样。

如果表格中的行列安排不符合顺序，那末看起来会非常别扭，没有逻辑。

因此，这种情况下，在肯定好表格中的字段后，仍需要对表格字段进行排序，这样就可以得到字段完全且排列正确的数据源表格了，效果以下图所示。

装潢美化表格

一张专业、优秀的表格，不但字段安排要符合逻辑，还必须使人查看起来轻松、舒服，所以制作好表格后，仍需要针对实际需要对表格进行装潢美化。

表格的美化主要包括设置单元格格式、设置对齐方式、调剂行高或列宽、添加边框和底纹等。

需要注意的是，对表格的美化一般不需要“浓妆艳抹”，以下图所示的表格，甚么都想突出，结果却甚么都突出不了。

表格的美化讲求舒服和直观，只要看着舒服，数据直观便可。

举例来看，下图所示为对上图表格的美化效果进行修改后的效果。

高手神器推荐

接下来给大家推荐一个提升工作效力的工具——Excel 易用宝。

Excel 易用宝是由 Excel Home 开发的一款 Excel 功能扩大工具软件，针对 Excel 用户在数据处理与分析进程中的多项经常使用需求，开发出的相应功能模块，从而让烦琐或难以实现的操作变得简单可行，乃至能够一键完成，行之有效的地提升了 Excel 的操作效力。

在计算机中安装Excel 易用宝后，将会以选项卡的情势存在于 Excel 中，以下图所示。

聚光灯是易用宝的一款聚光神器，在对大量的数据进行阅读时，难免会看花眼，漏看或错看，而聚光灯则可以高亮显示选中的单元格或单元格区域所在的行和列，准确无误地查看对应的行和列数据，如左下图所示。

除此以外，还可使用 Excel 自带的条件格式来实现隔行 / 列换色的功能，并且在插入新的行 / 列时，它会自动调剂适应新的行 / 列，如右下图所示。

除此以外，易用宝中的转换和工作表管理等功能也很强大。

举例来看，在 Excel 中需要屡次操作进行的转换，在易用宝中一个命令就可以实现，如左下图所示。又如，在 Excel 中批量对工作表进行命名时，需要经过控件或宏才能完成；而在易用宝中，一个对话框就可以实现所有的操作，如右下图所示。

因此，这种情况下，在人力资源管理进程中，结合易用宝可以帮助 HR 简化部份操作，行之有效的提高工作效力。