《Excel达人手册：从表格设计到数据可视化》_快速成为表格大师_2 表格设计前的5项准备

【摘要】 本书摘自《Excel达人手册：从表格设计到数据可视化》一书中第2章，第1.2节，由福甜文化组编。

2 表格设计前的5项准备

知识要点

◆ 表格设计的权限有多少

◆ 知晓数据从哪里来

◆ 选用哪个版本的Excel

2.1 了解制表大环境

2.1.1 表格设计的权限有多少

在制作、修改、完善表格时，各位用户一定要知道自己的权限：自己能对 表格的架构和数据做哪些修改或变动。对于公司固定架构的表格(通常是通用 表格模板),通常情况下只能做数据内容的填写，至于格式、样式，如行高、列 宽、字体、字号，特别是LOGO 图片等，都不要进行任何修改，因为这是公司 统一 的 UI 样式，是由专业人员经过一系列设计后的最终呈现结果。这类属于 绝对无权限，禁止做任何设计。如下图所示是一家公司固定的表格样式模板。

怎样避免越权或越位制作、修改表格呢?除了靠记忆和常识判断外，还可 以在动工之前问问相关同事或领导，明确自己能做什么，不能做什么，保证制 作的表格权限适当，不做无用功。

2.2 预测表格中难点，做好技术准备

表格的整体架构规划完成后，先不要急于进入具体的制作阶段，先在脑海 中想想需要用到哪些知识点，若是知识点较多可在纸张或其他地方逐一列出， 越细越好。如下表所示是制作人力资源结构表格可能用到的技术点。

● 使整个表格架构更加清晰，要实现的功能更能准确把握，对不足或不需 要的功能进行补充和删减。

● 预测表格中的技术难点，寻找解决方法或请教他人。

● 若技术难点完全不能实现，可趁早寻找可实现的替代功能。

数据和技术准备妥当后，可根据表格的性质、用途或特色等，考虑是 否需要图片、形状、 SmartArt 图、文本框等对象充实、丰富表格。 一旦脑 海中有需要的对象，就要进行准备，如图片等可能需要在企业的资源库或 网站上搜索、对比、下载，以备用。

2.3.2 用 SmartArt 图还是形状

在Excel中制作图示有两类方法： 一是使用SmartArt 图，二是使用形状。 对于一些常规的流程图、关系图和组织结构图等，可直接插入 SmartArt 图， 然后输入对应的数据内容，就能轻松完成，如下图所示是制作公司的组织架 构图。

技术支招 添加形状和减少形状

插入的SmartArt图，很多情况下形状过少或过多，不能完全满足实际的需 要，这时可对形状适当进行添加或删除，只需在对应位置的形状上单击鼠标右 键，在弹出的快捷菜单中选择“添加形状”命令，再在弹出的子菜单中选择相 应的添加形状命令即可，如下图所示。对于过多或不需要的形状，可直接选中 然后按〈Delete〉键删除即可。

对于没有明显架构或规则的图示，也就是自由灵活性很高的图示，使用形 状绘制是最直接的方式，如下图所示。

知识加油站 第3方制作工具

无论是使用形状还是 SmartArt 图， 目的都是制作出满足需求的图示， 因此，可以跳出 Excel 的束缚，使用第3方工具，如思维导图、百度脑图 等，它们的操作方法很简单，跟着提示就能完成一些图示，下面是使用思 维导图和百度脑图分别制作的架构图。

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