《Excel达人手册：从表格设计到数据可视化》_快速成为表格大师_3.2 清洗表格数据

【摘要】 本书摘自《Excel达人手册：从表格设计到数据可视化》一书中第3章，第2节，由福甜文化组编。

3.2 清洗表格数据

3.2.1 处理重复数据

前面虽然讲解过限制重复数据，但它只是针对手动输入的数据，对于导入 的成百上千条外部数据无能为力。要得出准确的数据分析结果，帮助发现和解 决问题，就必须将重复数据处理掉，以保证决策依据的准确性。无论几十条数 据还是成百上千条的数据，笔者都建议利用自动删除重复数据功能一次性删 除，不建议手动查找，因为费时、费力，影响效率。

操作方法非常简单：选择任一数据单元格，单击“数据”选项卡中的“删 除重复值”按钮，在打开的“删除重复值”对话框中单击“全选”按钮，然后 单击“确定”按钮，在 Excel 打开的提示对话框中显示删除多少条重复数据， 最后单击“确定”按钮就可以了。

3.2.2 处理残缺数据

残缺数据是指表格中缺少了参与计算或分析的必要数据。在简单的表格中 可以手动输入数据进行补充。但对于外部导入的数据，若本身存在残缺数据， 并且找不到原始数据时，需要采用专业的平均法填补(若是名称、姓名等文本 型数据需手动输入，通常是就近原则)。

如下左图中D70 单元格中缺少客户C 的下单金额数据，在找不到原始数据 的情况下，可以在 D70 单元格中输入计算平均公式“=(D66+D67+D68+D69+

D71+D72+D73)/8", 按

技术支招 成百上千条数据中一键查找残缺数据

同列或同行中若有残缺数据(也就是空白单元格)将会出现数据断裂。只 要找到这个“断裂”点，就能找到残缺数据单元格。方法非常简单：在列中选 择起始单元格，按 〈Ctrl+Shift+4〉 组合键，快速查找同列残缺数据，如下图 所示。然后用同样的方法继续向下查找残缺数据。

3.2.3 修改指定数据

成熟的表格制作者在修改数据时通常不会手动进行，而是习惯用快捷键操 作“查找和替换”功能来实现。通常分3步：按〈Ctrl+H〉 组合键打开“查找 和替换"对话框，输入查找数据和替换数据，单击“全部替换”按钮完成，如 下图所示。

3.2.4 检查错误数据

检查错误数据的关键体现在两个方面： 一是与行业数据进行对照，二是与常识数据进行对照。如成都销售人员的工资普遍在4000～6000元，但在销售工 资数据中出现少有的6000000元，这个数据可能就是一个需要检查的数据，因为 与行业数据出现严重背离。再如在“部门”列数据中偶然出现“人力资源综合管 理和调配部”,与其他的“人力资源部”不匹配，这时就需要检查数据是否出现 不统一或常识性错误(日期格式、数字类型格式等也容易出现类似的问题)。

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