看《Excel人力资源管理实操全流程演练》如何教你做更好的表格_5.2 培训班汇总表设计维护

【摘要】 本书摘自《Excel人力资源管理实操全流程演练》一书中5章，第2节，杨小丽编著。

5.2 培训班汇总表设计维护

在设计培训班汇总表时，用户需要考虑以下信息。

①每个培训班要进行编号并保证唯一，因为有可能出现一个培训内容在年 度中有多次培训的情况。

②要对年度计划的培训和非年度计划的培训进行区分统计，来检验人力资 源部门对年度培训计划的规划和管控。

③对培训人数和培训课时进行统计，是统计一些培训指标必备的数据。

④对培训时间进行统计，组织培训应在一个时间段内，而非一个时间点， 统计时间便于按指定期限对培训情况进行统计。

⑤对培训班成本进行统计，建议统计直接成本，而在做培训成本分析时组 需考虑培训直接成本和培训间接成本。在培训班汇总表中则只需统计培训直接 成本即可。

根据上述内容，培训班汇总表包含的项目有：培训编号、培训班名称、是 否年计划、培训类型、培训形式、培训讲师、计划培训人数、实际培训人数、 考核方式、培训费用和培训学时等。

在表格内容规范方面，为保证数据规范输入，用户还需要考虑以下因素。

①培训编号按时间顺序进行编号，并保证唯一，用“公司简称-部门标识-年 份-表格标识+序号"的规则进行规范，如“GT-SC-2019-T0001”。

②培训时间、是否年计划、培训类型、培训形式和考核方式等用数据有效 性规范录入。

下面具体介绍表格的制作(假设每年培训不超过200班次)。

1 新建工作簿和工作表

①新建“培训班汇总表”文件，②创建 “培训班汇总表”工作表，③在A1:M1单元格区域中输入表头数据并设置格 式，④选择A2:A200单元格区域

2 设置“培训编号”字段有效性

①在打开的“数据验证”对话框中的 “允许”下拉列表框中选择“自定 义"选项，②在“公式”文本框中输 入“=AND(LEN(A2)=16,COUNTIF($A$2:$AS200,A2)=1)”。

3 设置出错警告

①单击“出错警告”选项卡，②在“错 误信息”列表框中输入错误提示信息， 单击“确定”按钮即可。

4 设置“培训时间”字段有效性

选择C2:C200区域，①在打开的“数据验 证”对话框的“允许”下拉列表框中选 择“日期”选项，②设置日期范围。

5 设置出错提醒

①单击“出错警告”选项卡，②在“错 误信息”列表框中输入合适的错误信息 内容，单击“确定”按钮即可。

6 为其他行设置数据验证

以同样的方法分别为“是否年计划、培 训类型、培训形式、牵头部门以及考核 方式”设置数据有效性。

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