看《Excel人力资源管理实操全流程演练》如何教你做更好的表格_4.3.2 利用邮件合并发送面试通知单

【摘要】 本书摘自《Excel人力资源管理实操全流程演练》一书中第4章，第3节，杨小丽编著。

4.3.2 利用邮件合并发送面试通知单

面试通知单是在企业通过资料审核或初试后对合格者发送的要求其参加复 试的通知书。面试通知单一般会表明对候选者的肯定，并在该文件中会表明候 选人应聘的部门、职位、面试时间等信息。

在制作面试通知单时，招聘专员需要和公司有意向的应聘者发送面试通知 单，此时可以使用邮件合并功能， 一次操作重复使用。既省去了多次操作的麻 烦，也可以节省时间。

下面具体介绍面试通知单的合并操作。

1 选择“使用现有列表”命令

打开“面试通知单”素材文件，①单击 “邮件”选项卡下“选择收件人”下拉 按钮，②选择“使用现有列表”命令。

2 选择数据源

①在打开的“选择数据源”对话框中找 到文件的保存位置，选择“面试人员信 息表”文件，②单击“打开”按钮。

3 选择数据表格

①在打开的“选择表格”对话框中选择 "Sheet1" 选项，②单击“确定”按钮即

可快速插入列表。

4 插入姓名数据

① 将文本插入点定位到“先生/女士”文 本的左侧，②单击“插入合并域”下拉 按钮，③选择“姓名”选项。

5 插入应聘部门信息

①将文本插入点定位到“部”文本的左 侧，②单击“插入合并域”下拉按钮，

③选择“应聘部门”选项。

6 插6入其他数据

继续插入“应聘岗位”和“面试时间” 数据，①单击“预览结果”组中的“预 览结果”按钮，②即可预览效果。

7 预览下一条记录

①单击“预览结果”组中的“下一记 录”按钮，②即可预览下一记录。

8 选择“切换域代码”命令

①右击面试通知中的时间数据，②在弹 出的快捷菜单中选择“切换域代码”命 令，将日期生成一组代码。

9 修改日期格式

0在代码域末尾输入“@YYYY 年M 月D 日”内容， ②单击两次“预览结果”按 钮即可查看效果。

10 修改日期格式

①单击“完成并合并”下拉按钮，②选 择“发送电子邮件”命令，③在“收件 人”下拉列表框中选择"邮箱账号" 选项，④在“主题行”文本框中输入主 题，6单击“确定”按钮即可。

11 查收邮件

面试人员将在自己的邮箱中查看到面试 通知单。

完成面试通知的制作与发送后，面试人员查收到的邮件如图4-9所示，不同 的邮箱账号查收到的面试信息是各不相同的。

邮件发送相关介绍

由于Word本身并没有发送邮件的功能，其发送邮件主要借助于Outlook组件。如果用户之前 已经使用过Outlook组件并成功登录，则可以用Word 直接启动Outlook并发送邮件；如果用户 之前没有使用过该组件，则需要先登录该组件并进行必要的邮箱配置才能够正常的使用，用 户需要注意这一点。

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