《Excel财务日常数据与实例讲解》_从理论到实践的一大步_3.1.1 将二维表转换为一维表

【摘要】 本书摘自《Excel财务日常数据与实例讲解》一书中第3章，第1节，作者是韩小良、贾春雷。

3.1 数据整理与加工

不论是从系统导出的数据，还是手动设计的表单；不论是表格的结 构，还是表格的数据，都存在这样、那样的问题，必须先进行整理加工。

财务数据的整理加工涉及方方面面，也会用到很多的实用技能和技巧，本章就财务数据整理加工中常见的问题及其解决方法进行介绍。

整理表格结构

标准、规范的表单应该是一列列、 一行行的数据：第一行是标题，没有合并单 元格，没有多余的空行、空列，没有小计行，数据各居其位。但是，实际工作中， 不规范的表格比比皆是，这种不规范首先反映在表格的结构上：远看是表，近看是垃圾桶。

3.1.1 将二维表转换为一维表

二维表格是典型的中国式思维表格，这种表格就是把某个字段下的项目分成几列列示， 这对于数据的分析是不方便的，尤其是无法使用数据透视表进行灵活的多维度分析。

从二维表格的来源来说，可能是一个二维表的转换，也可能是多个二维表转换为一个综 合的一维表。

将二维表转换为一维表有很多方法，其中最实用的是：多重合并计算数据区域透视表和 Power Query工具。

1.多重合并计算数据区域透视表方法： 一个表格

案例3-1

图3-1所示是一个保存各个月份费用的典型的二维表。现在要把它们变为只有费用、月 份和金额3列的一维表，如图3-2所示。

下面是制作这个一维表的详细步骤。

① 在某个工作表中按Alt+D+P 组合键，打开“数据透视表和数据透视图向导”对话框，

选择“多重合并计算数据区域”单选按钮，如图3-3所示。

② 单击“下一步”按钮，打开向导的“步骤2a”,保持默认，如图3-4所示。

③ 单击“下一步”按钮，打开向导的“第2b 步”,选择数据区域，然后单击“添加” 按钮，将数据区域添加进来，如图3-5所示。

④ 单击“下一步”按钮，打开向导的“步骤3”,选择“新工作表”单选按钮，如图3-6

所示。

⑤ 单击“完成”按钮，得到基本的透视表，如图3-7所示。

⑥ 月份顺序不对，将10月、11月和12月调整到9月右侧，如图3-8所示。

⑦ 双击数据透视表最右下角的总计单元格，如图3-9所示。

那么，就得到一个新工作表，将数据转换成了图3-10所示的结构

⑧ 单击“设计”选项卡下的“表格样式”中的“清除”按钮，如图3-11所示，将表格样式清除。

⑨ 单击“设计”→ “转换为区域”按钮，如图3-12所示，将表格转换为普通区域。

⑩ 最后删除D 列“页1”,修改其他三列名称分别为“费用”“月份”和“金额”,这就得到一个需要的一维表。

2. 多重合并计算数据区域透视表方法：多个表格

不论一个工作表的二维表格，还是多个工作表的二维表格，同样也可以使用多重合并计 算数据区域来汇总并转换成一个总的一维表。

案例3-2

图3- 13～图3- 15所示是3个部门的各月费用表，分别保存在3个工作表中。现在要求 将这3个工作表数据汇总整理成一个有4列数据的一维表，如图3-16所示。这个一维表的制作也是很简单的，首先制作3个表格的多重合并计算数据区域透视表， 并调整月份次序，如图3-17和图3-18所示。

将分类字段拖出透视表，仅留下值字段，如图3-19所示。

双击数据透视表的这个值字段单元格(这里是单元格A4),就得到图3-20所示的一维表格。

采用前面介绍的方法清除表的样式，转换为区域，修改列标题名，如图3-21所示。

将表格的最后侧列的“项1”替换为“财务部”,将“项2”替换为“人事部”,将“项3” 替换为“销售部”,就得到图3-22所示的结果。最后将D 列的部门数据调整到第一列，这就得到了需要的结果。

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