《Excel达人手册：从表格设计到数据可视化》_快速成为表格大师_3.1 限制表格数据

【摘要】 本书摘自《Excel达人手册：从表格设计到数据可视化》一书中第3章，第1节，由福甜文化组编。

第3章 表格数据的限、洗、磨、选

知识要点

◆ 限制重复数据

● 处理重复数据

◆ 修改指定数据

◆ 数据分合

◆ 数据分组

◆ 数据不能筛选

● 无法正常筛选主体数据

◆ 筛选数据独立放置的两种高级操作

● 对不符合规定的数据警告

● 处理残缺数据

◆ 检查错误数据

◆ 数据转换

◆ 数据抽样

◆ 数据筛选的结果缺失

● 筛选N 个条件的数据

● 高级筛选条件的“或”与"与"

3.1 限制表格数据

表格是否专业规范最直接的指标是数据是否准确和规范。对于个人表格，要 保证输入数据的准确和规范；对于共有或公用表格，需要提前采取限制措施，防 止他人随意输入数据，以减少不必要的数据处理工作，同时，保证表格的专业度。

限制表格数据的方法大体可分为两类：限制输入数据和限制重复数据。对 不符合规定的数据可以设置弹出错误信息。

3.1.1 限制输入数据

限制输入数据分为两类：限制输入数据的备选项和限制输入数据的范围。 其中，数据的范围又分为3种：数据的大小范围、时间范围和字符长度范围。

1. 限制输入数据的备选项

限制输入数据的备选项，不仅限制了单元格数据的输入，同时，还提供了 输入数据的备选项。其他用户必须输入或选择备选项数据，否则，无法正常输 入数据。如下左图所示是限制“选修课”列的输入数据备选项，如下右图所示

是限制“性别”列的输入数据备选项。

例如，在“选修课"表格中为“选

修课"列提供选修课备选项，操作步骤

如下所述。

第 1 步：下载“第3章/素材/选修

课.xlsx"文件，选择D2:D23 单元格区域，单击“数据”选项卡“数据工具”组中的“数据验证”按钮，打开“数据验证”对话框，如右图所示。

第2步：单击"允许"下拉按钮，

选择"序列"选项，如下左图所示。

第3步：在“来源"文本框中输入备选数据项，这里输入“管理经济学， 企业战略管理，生产与运作管理，国际金融与国际商务，现代物流与供应链管 理，人力资源开发与管理，现代财务管理，市场营销管理，管理信息系统与电 子商务",单击“确定"按钮，如下右图所示。若表格中已有备选项数据可直接引用，方法为：将鼠标指针定位在“来源” 文本框中，在表格中选择备选项数据所在的单元格区域，如下图所示。

引用单元格数据作为“序列”数据来源，就不能人为将数据删除，否 则，数据下拉选项虽然存在，但选项为空或没有下拉选项。若是零散数据， 则需要对单元格数据进行一定的保护：隐藏(选择数据所在的列，在其上 单击鼠标右键选择“隐藏”命令)。若数据源是表格中重要的行、列数据 (不会被误认为是没用数据),可不做任何操作。如果只会制作一级下拉选 项是不够的，还需要继续学习：掌握二级下拉选项和三级下拉选项的制作 方法。

(1)添加二级下拉选项(小组成员二级下拉选项)

第1步：下载"第3章/素材/二级下拉选项.xlsx" 文件，为A2 和 A3 单元 格添加第一级下拉选项“一组、二组”,如下左图所示。

第2步：选择D1:E3单元格区域，单击“公式"选项卡，单击“定义的名 称"组中的“根据所选内容创建”按钮，打开“根据所选内容创建名称"对话 框，如下右图所示。

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