《Excel达人手册：从表格设计到数据可视化》_快速成为表格大师_1.2 遵守表格规范

【摘要】 本书摘自《Excel达人手册：从表格设计到数据可视化》一书中第1章，第1.2节，由福甜文化组编。

1.2 遵守表格规范

读表者在打开表格的第一眼会对表格有一个评价：专业或不专业、好表或 坏表、能用或不能用等。有时虽说不出具体原因，但评价都是中肯的，因为他 们心里有一个明确的衡量标准——表格规范。符合规范的表格通常会让读表者 感受到流畅和赏心悦目。

对于众口难调的读表者，怎样才能符合规范，让他们感觉流畅和赏心悦目 呢?笔者推荐下面几条处理原则。

1.2.1 标题不要太冗余

一张表格中有3个地方需要命名：工作簿、表头和工作表标签。工作簿名称是所有表格的概括；表头是当前表格的主旨；工作表标签是当前工作表的属 性或简易说明，以与其他表格形成区分，如下图所示。

通常情况下，不会出现标题冗余的情况，特别是包含多张表格的工作簿， 因为很容易区分命名，大家不会用一张表格的主旨名称作为工作簿名称，更不 会将工作表标签名称设置为相似或交叉。

但在单张表格的工作簿中较容易出现标题冗余，即工作簿名称、表头名称 和工作表标签名称相同，如下图所示。避免标题冗余有两个方法： 一是工作簿名称明显大于表头名称，同时，将 工作表标签名称更改为原始的模式“Sheet+阿拉伯数字”;二是保持工作簿名称

和工作表标签名称不变，将表头名称删除。效果如下图所示。

1.2.2 隔行/隔列不能随处可见

在表格中添加隔行/隔列主要出现在初学者身上。最近公司新来的一位同 事，不知道怎么做分类汇总，手动在表格中添加小计汇总行，把整个表格人为 隔开，如下图所示，导致数据无法准确分析。

通过下面几张图片可以看到隔行数据的分析效果(不正常、不准确)。

所以，在制作表格时， 一定不要在数据中手动添加各种汇总行或小计、总 计行。如果表格中已添加了它们，请将其手动删除。在特定单据、表单或报表 中可不遵循这条规则，如现金流量表、报销单、资产负债表和季度报表等。

1.2.3 唯一数据必须唯一

一些表格数据具有唯一性，如订单编号、生产编号、工号、身份证号、工 资数据、资产数据和档案数据等，每一条数据必须唯一，不能出现重复(导入 外部数据无法避免，只能进行后期处理),一旦出现需要及时处理。

最直接的应对方法是在输入数据的过程中细心减少误录，录入结束后浏览 检查数据，可以采用删除重复值的方法(在第3.2.1节中将会具体讲解)。

若担心重复数据被误删，特别是以单个字段为依据的重复值(如姓名相 同),可先让Excel 自动检查并突出显示重复值，然后修改或删除数据，具体方法如下。

第1步：选择突出显示重复数据的单元格区域，单击“开始”选项卡“样 式”组中的“条件格式”下拉按钮，选择“突出显示单元格规则”→ “重复值” 选项，如下左图所示。

第2步：在打开的“重复值”对话框中选择突出显示样式，单击“确定” 按钮，如下右图所示。

第3步：单元格区域中自动标识重复数据，如下图所示。

1.2.4 杜绝字段数据混乱

字段数据混乱主要有两个明显特征： 一是数据主体中的合并单元格，二是同列字段下同一数据不同的描述 。

数据主体中的合并单元格是指在表格中随意将同行或同列中的部分单元 格合并，如下图所示，打破了表格的数据完整性，影响数据后期的管理与分析。

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