Excel录入技能-英雄云拓展知识分享

在使用Excel时，首先就需要录入数据，要想让自己数据录得巧、录得省，还是需要掌握很多实用的技能。

录入技能

快捷填入相同内容

选中多个单元格后，输入字符，然后按Ctrl+Enter组合键，便可在选中的每一个单元格中填入上述相同的字符。

快捷复制上单元格

选中下面的单元格，按Ctrl+ '('为西文的单引号)组合键，便可将上一单元格的内容快捷复制下来。

快捷输入系统日期

按下Ctrl+;组合键，便可快捷输入系统日期。

文本数字输入技能

一般情况下，在单元格中输入的任何数字，均以“右对齐”格式放置，而且Excel会把综当做数字来处理。如果你要输入文本格式的数字，除事前将单元格设置为文本格式外，只要在数字前多输一个’(单引号)便可。

分数输入技能

如果事前将Excel单元格设置为“分数”格式，便可在其中输入2/3.5/6这样的分数数据。除此之外，可以在“常规”单元格中按“0空格分数”的格式输入分数，如输入的“0□2/3 ”(□表示空格)便可显示“2/3”，并按15 位的数字精度进行数据处理。不过，某些情况下，此法输入的分母不能超过99，否则输入结果显示为0。

输入法快捷切换技能

单击“数据”→“行之有效的性”，打开“数据行之有效的性”对话框中的“输入法模式”选项卡，选中“模式”下拉列表中的“打开”，最后单击“肯定”按钮。只要选中了某种输入法行之有效的的单元格，已设置的输入法就会被自动激活。

信息快捷添加技能

如果要给单元格数据的尾部添加信息，可以选中该单元格然后按F2键。光标就会在数据尾部出现，输入数据后回车便可。

参数快捷插入技能

如果知道所使用的函数名称，但又不了解它的参数使用方法，可以在编辑栏中输入等号及函数名，然后按Ctrl+A键，Excel自动打开参数输入对话框，就可以直接输入各个参数了。

快捷编辑技能

如果想对Excel单元格中的内容进行编辑，只须用鼠标双击需要编辑的位置，光标就会插入10字光标的双击点。用鼠标双击Excel工作表的标签，直接输入文字并回车，可以快捷修改标签的名称。

重复操作

要想将某一单元格(或区域)的格式(字体、字号、行高、列宽等)利用于多个位置，可以将上述单元格(或区域)选中。然后双击“格式刷”按钮，鼠标拖过要设置格式的若干区域，完成后再次单击“格式刷”结束操作。

如果要绘制多个“直线”或“椭圆形”等，可以双击Excel“绘图”工具栏上的相干按钮，接着就能够重复绘制图形了。若想在双击某个按钮后取消这个功能，只需单击该按钮或按一下Esc键。

轻松实现多行文本输入

Excel默许单元格输入一行文本，实现多行文本输入的简单方法是：当你需要在单元格中开始一个新行时，只要按 Alt+Enter组合键便可，从而在一个单元格中输入两行乃最多行文本。

读出来帮你校订

Excel增加了一个“文本到语音”功能，它可以朗诵单元格中的数据。你只要将Word文件粘贴到工作表中，单击“工具”、“语音”子→命令，就能够打开“文本到语音”工具栏。选中工作表中需要朗诵的区域，单击工具栏中“按行”或“按列”朗诵按钮。再单击“朗诵单元格”按钮，Excel就会读出所菜单元格区域中的所有内容。其中汉字和数字的朗诵比较准确，英语单词只能分解为字母逐一读出，但用于一般校订已足够了。

数据同步转动

如何你需要

同时视察距离较远的两列数据，可以按以下方法操作：将鼠标移到水平转动条右真个拆分框上，变成双向光标后水平拖动，便可用竖线将当前工作表分割为左右两个窗格。拖动其中的转动条使需要视察的数据可见，尔后便可按常规方法使两列数据同步转动。如果需要取消竖直分割线，只须用鼠标双击它就能够了。

小数点或零输入技能

要想让Excel自动填充固定位数的小数点或固定个数的零，可以进行以下设置：单击“工具”菜单中的“选项”，打开“编辑”选项卡，选中“自动设置小数点”复选项。如果需要自动填充小数点，应在“位数”框中输入(或选择)小数点右面的位数(如“2”)。如果需要在输入的数字后面自动填充零，则应在“位数”框中输入减号和零的个数(如“⑶”)。

若采取前一种设置，则输入268后显示2.68。若采取后一种设置，则输入268后显示268000。

在单元格区域内换行

将某个长行转成段落并在指定区域内换行。例如：A10内容很长，欲将其显示在A列至C列以内，步骤为：选定区域A10:C12(先选A10)，选择“编辑”菜单之“填充”的“内容重排”，A10内容就会散布在A10:C12区域中。此法特别合适用于表格内的注释。

屡次输入的特殊符号

有时在一张工作表中要屡次输入一些特殊符号(如◆)，非常麻烦，对录入速度有较大的作用，可以采取一次性替换的方法来解决：首先用户可以在需要输入特殊符号位置的地方用一个字母来代替(如*)，请注意这个字母不能是表格中需要的字母，等表格制作完成后，打开“编辑”菜单中的“替换”在“替换”对话框中的“查找内容”框中输入代替的字符“*”，在“替换值”框中输入“◆”，取消“单元格匹配”的选择，然后按“替换”按钮一个一个去替换，如果用户可以肯定工作表中的全部“*”的作用都是代替“◆”，也能够按“全部替换”按钮，一次性全部替换终了。

自动调剂小数点

如果用户有一大批小于1的数字要录入到工作表中，那末请在开始录入前进行以下设置，录入速度会因此而提高数倍：选择“工具”→“选项”，单击“编辑”标签，选中“自动设置小数点”复选框，在“位数”编辑框中微调需要显示在小数点后面的位数，用户可以针对自己的需要进行输入，单击“肯定”按钮便可。

直接打开文本文件

选择“文件”→“打开”，再单击“文件类型”下拉列表中，选择“文本文件”，这样就能够从打开得文本文件中取得所需数据了。

导入文本文件内容

使用打开的方法导入数据有一个缺点，一旦数据进入Excel后，就没法于该文本文件同步了。这时候，可使用“导入文本文件”来操作：选择“数据”→“获得外部数据”→“导入文本文件”，一样可以取得文本文件中的数据，在导入数据的同时Excel会将其作为外部数据区域，这样用户就能够在需要的时候刷新数据或定期对数据进行刷新。

将数字格式化为文本类型

在Excel中，经过选择含有数值的单元格，并且在“格式”菜单当选择“单元格”项，在数字标签当选定文本格式，并单击“肯定”按钮。利用此技能，还可以将数值格式化为邮政编码、电话号码、社会保险号等等，只需要在数字标签下选择框当选特殊项，并且肯定适当的类型。

快捷输入含小数点的数字

当需要输入大量带有小数点的数字时，例如0.0987，通常

是分别输入“0”、“.”、“0”、“9”、“8”、“7”共5个数字，不但容易出错，而且效力也很低。

其实，可以利用Excel中的自动设置小数点的功能，从而到达提高输入速度的目标。3所示，打开“工具→选项→编辑”标签页，首先勾选“自动设置小数点”复选框，再在“位数”编辑框中设置小数点右侧的位数就好了。这样，带小数点的数字时，就只需要直接输入数字，而可以省略小数点的输入，它会在回车键后自动定位!

输入重复数据

Excel支持自动填充功能，要输入重复数据，可以再一个单元格输入以后，再自动填充一下就好了。但如果要输入重复数据的单元格是离散的，或要输入的重复数据是星期几、几月几日等，自动填充功能就不能完成任务了。其实你可以先选中所有要输入重复数据的单元格，然后输入该数据，最后在按住Ctrl键后打回车键。

Excel中快捷定位

假设Excel工作表有33333列，如果第23456列的数据需要修改，怎样办?不管用鼠标拖转动条，还是用键盘上的翻页键，都需要很长时间。这时候候，试一试如果按住Shift键拖转动条，是否是很快就可以找到?

自动转换大写金额

很多用户在制作财务报表的时候，常常需要将数字表示为大写的数字金额，如果只依托单纯的输入的话，将会非常的麻烦，其实可以用设置单元格格式的方法来实现。首先鼠标右键单击需要用大写金额显示的单元格，在弹出的快捷菜单当选择“设置单元格格式”，在弹出的对话框当选择“数字”选项卡，并且在“分类”列表当选择“自定义内涵”，在类型框中输入“[DBNum2]0"百"0"拾"0"元"0"角""整"”，再选中此类型便可。

Excel中快捷输入前面带0的数字

如果直接在单元格输入前面带0的数字如“001”，则肯定后单元格内显示“1”，前面的0被丢掉了。解决的一般办法是先选中所有需要输入前面带0数字的单元格，再在任一被选中的单元格上单击右键，选“设置单元格格式”，在弹出的对话框中单击“数字”标签，再在“分类”框当选“文本”便可。但这样操作无疑是比较麻烦的，最简单的办法是：在输入数据时先打一个单引号，再输入前面带0的数字，前面的0就不会被丢掉了。如：要输入“001”则在单元格内键入“‘001”便可。

快捷输入分数

在单元格中输入“0 3/4”(注意：中间有一个空格)，则显示为分数(3/4)，反之则会显示为日期(3月4日)。

另有妙用的'号

在输入11位及以上数字(如身份证号码)时，在数字前面加上一个英文状态下的“'”，即能正常显示，反之以科学计数法显示。此时，该单元格格式为文本情势，其“数值”只能排序，不能用于函数计算。

自动更正法输入特殊文字

选择“工具”→“自动更正”，打开“自动更正”对话框，在“替换”下面填入“CT”，在“替换为”下面填入“电脑利用文萃”(不含引号)，然后按“肯定”按钮。以后只要在单元格中输入CT及后续文本(或按“Enter”键)后，系统会自动将其更正为“电脑利用文萃”。

小提示

★在Excel中定义内涵好的自动更正词条在Office系列其他利用程序(如WORD)中一样可使用。

★如果确切需要输入文本CT时，可

先输入CT0及后面的文本，然后删除一个0便可。

查找替换法快捷输入符号

有时要在多个单元格中输入相同的文本，特别是要屡次输入一些特殊符号(如※)，非常麻烦，这时候可以用“替换”的方法来进行：先在需要输入这些符号的单元格中输入一个代替的字母(如X。注意：不能与表格中需要的字母相同)，等表格制作完成后，用“编辑”→“替换”(或直接按Ctrl+H快捷键)，打开“替换”对话框，在“查找内容”下面的方框中输入代替的字母“X”，在“替换值”下面的方框中输入“※”，将“单元格匹配”前面的“∨”号去掉(否则会没法替换)，然后按“替换”按钮一个一个去替换(如果表格中确切需要字母x时，这样做便可达满足这要求。注意：此时鼠标最好选定在需要替换的单元格前面或上面的单元格中，最好选定A1单元格。)，或按“全部替换”按钮，一次性完玉成部替换(这样做表格中所有的x都被替换掉，且鼠标可以选定在任何单元格中)。

小提示

在按住Ctrl键的同时，用鼠标左键选定多个不连续的单元格(或区域)，输入文本(如※)，然后按下“Ctrl+Enter”键，也可将该文本同时输入上述选定的单元格中。

利用选择列表快捷录入数据

如果需要输入的文本在同一列中前面已输入过，且该列中没有空单元格，右击下面的单元格，选“选择列表”选项，则上面输入过的文本以下拉菜单情势出现，用左键选中你需要的文本，便可将其快捷输入到选定的单元格中。

格式定义内涵法

有时需要给输入的数值加上单位(如“元”等)，少许的可以直接输入，而大量的如果一个一个地输入就显得太慢了。经过“自定义内涵”单元格格式的方法来到达自动给数值添加单位的目标：如，选中需要添加单位的单元格，选择“格式”→“单元格”，打开“单元格格式”对话框，单击“数字”标签，选中“分类”下面的“自定义内涵”选项，再在“类型”下面的方框中输入“#平方米”，按下“肯定”按钮，以后在上述单元格中输入数值(仅限于数值!)后，单元(平方米)会自动加在数值的后面。

巧用Excel中的符号栏

选择“视野”→“工具栏”→“符号栏”，然后就能够从当选择相应的符号就能够了。

巧用字符映照表

选择“开始”→“程序”→“附件”→“系统工具”→“字符映照表”，单击特殊符号按钮，再经过上一个、下一个按钮调出各类符号，选中后，单击选择按钮，再单击复制按钮，就能够粘贴到了Excel中了。