实战之路《Excel 数据处理与分析实战宝典_第2版》_4.1 在数据透视表中定义公式

【摘要】 本书摘自《Excel 数据处理与分析实战宝典_第2版》一书中第4章，第1节，耿勇著。

4.1 在数据透视表中定义公式

1. 在数据透视表中定义计算字段

在数据透视表中最令人难以理解的概念就是计算字段和计算项。我们先通过一个实例来了解 计算字段在数据透视表中的特点及其运行机制。如图4-1 所示是一张数据透视表，我们的目标是 在数据透视表中计算出每种商品的毛利率。毛利率的计算公式如下：

销售毛利=销售收入-销售成本

毛利率=销售毛利/销售收入=(销售收入-销售成本)/销售收入

为了避免计算毛利率出现#DIV/0!错误，可在“插入计算字段”对话框的公式中加上一个屏蔽 错误值函数 IFERROR, 完整的计算字段的“毛利率”公式如下：

=IFERROR( (销售收入-销售成本)/销售收入，0)

计算字段名称应尽量通俗易懂，避免使用生僻的名称。

最终效果，“毛利率”计算字段的定义就这样完成了。

提示 如果数据源是 Excel表格，则计算字段的功能相当于在数据源中新增一列，并在该列单元格中 定义所需的计算公式。其实质就是替代在数据源中新增字段的 一种方法。

在定义公式时，可通过手工键入方式或者双击“字段”列表中相应的项进行，双击一个项可将其移动到公式中。如果字段名前后有空格，双击将 其移动到公式中后，字段名前后会自动出现单引号。

计算字段添加完毕，该字段会出现在数据透视表 的“数值”区域中。如果移动该字段到“筛选器”区 域中，会出现禁止移动提示。由此可 见，不能在数据透视表“行标签"、“列标签”或者“筛选器”区域中使用计算字段，它只能在“数值”区域中使用。已定义的计算字段也可以像其他正 常字段一样进行相应的处理。

2. 在数据透视表中定义计算项

前面已经讲述了如何创建计算字段，Excel 数据透视表还允许用户添加计算项。计算项就是在 数据透视表中使用其他项的内容创建出来的，它相当于在数据源表格中插入若干行，并在这些行 中定义利用其他行中数值的公式，所以计算项的实质是替代在数据源中新增行的一种方法(该行 的公式将引用其他行进行运算)。

提示 开始定义计算项时，光标不能放置在“行标签”及4个项之外的单元格中，否则无法激活“计 算项”。

通过上述案例的展示，相信读者对计算字段与计算项已经有了初步的了解。以下是二者的联 系与区别。

联系：字段是由项组成的，字段是项的集合，项是字段的子集。

计算字段和计算项中的公式都是在数据透视表工具的对话框中定义的公式，它是与数据透视 表存储在一起的。不同于单元格中定义的公式，计算字段和计算项中的公式可以用 Excel 工作表 中的函数与公式，但这些函数与公式中不能使用单元格或者定义的名称。并不是单元格中定义的 公式都能应用于计算字段或者计算项，在数据透视表中定义的公式相对于工作表单元格中的公式 要简单得多。

区别： 一个计算字段是一个新的字段，其来自对表格中现有字段进行的计算。 一个计算项是 现有字段中的一个新项，其来自对字段中已有的其他项进行的计算。自定义的字段和项可以对数 据透视表缓存中已经存在字段的任何数据应用算术运算，但它们不能引用在数据透视表之外的工 作表数据。简单地讲，计算字段会在数据区域字段中对数据区域已经存在的字段进行计算，而计 算项会对行字段里的数据进行计算。

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