达人之路《Excel 管理信息处理与实践教程第二版——全面兼容2016》_6.1 数据分析基本方法

【摘要】 本书摘自《Excel 管理信息处理与实践教程第二版——全面兼容2016》一书中第6章，第1节，刘启刚著。

6.1 数据分析基本方法

数据分析一般分为三个步骤：第一步是原始资料的整理，第二步是数据中蕴含的规律分 析和数据模型的建立，第三步是分析和决策结果的呈现。下面就这三个方面进行阐述。

6.1.1 进行有效的数据整理

数据整理是对调查、观察、实验等研究活动中所搜集到的资料进行检验、归类编码和数字 编码的过程，是数据分析的基础。

Excel 的数据放置在工作簿中，据说这个创意源自奶牛场的记账簿，而工作簿是由工作表 组成的，因此把数据合理地在工作表中编排是至关重要的。工作表中很多单元格可以使用，所 以你不必担心数据不够放，在 Excel 2016中，数据系列中的数据点数目仅受可用内存限制。

为了方便统计分析，在进行数据整理时，要注意以下几点：

1.为不同类型的数据设计不同的工作表

进行数据整理时，不要把所有的信息都放在一张工作表上。不同类型的数据有一个表，每 种类型的分析有另一个工作表。在一个复杂的问题中，可能需要很多表，每一个都有特定的任 务。

2.数据应该按行存放

通常人们总是把最丰富的数据按行存放而不是按列存放，采用这种方式主要是基于数据 的可读性。在 Excel 中我们将列单元格区域与变量(某一内容)相联系，在列的第一行单元格 输入变量名称(该内容标题),再在下面输入该变量的值(具体内容的值)(同时注意不要出现空 行，因为这会对后面的分析产生影响)。

3.数据表设计尽量与源数据格式一致

当数据是从其他工作表或数据库中获取时，为了方便日后的工作，可以使用导入数据的结 构作为工作表设计的基础，或者也可以把导入数据放在一个没人看得到的单独表中，然后只提 取有关的信息来建立一个格式完美的表。

4.原始数据与结果的分离

在进行数据表设计时要注意将包含所有原始数据的工作表和包含分析结果的工作表分 开。工作表的分离可以增加工作表中结果的再利用机会，并减少生成结果时不小心改变数值的机会。如果在一个工作表中同时显示原始数据和结果，也要通过空行或空列等方式进行分 割,把成绩和成绩分析的结果按照两张工作表来显示。

5.不变的数据和变化的数据分离

当工作表需要某些用于统计分析的特定数值固定不变时，应该把这些数据置在工作表的 顶端与主体数据表分离。建议可以采用与主体数据不同的字体、颜色等进行明显区分，方便用 户进行一些假设分析时，观察改变特定数据的值对结果的影响。

6.设计个性化的工作表

当工作表供不同的对象使用时，要在相同的底层数据基础上为每组对象创建不同的汇总 工作表，而所有的工作表都使用。设计者必须从信息使用对象的角度进行思考，告诉他们什么 是他们需要知道的，既不要多，当然也不应该少。如果工作表中包含了很多用户并不真正需要 看到的数据，这时可以从整体理解的角度创建一个汇总工作表。另外为了加强数据的可读性， 还可以使用“新建批注”功能，在需要少量说明的地方添加注释。

7.打印工作表的设计

当数据比较复杂时，要注意把用于数据分析的工作表和实际打印的工作表区别设计，确保 数据展示的合理性。如果要设计打印工作表，就需要考虑表和数据应该如何在规定的页面中 呈现出来。需要注意的是，如果表格字段很多需要两页纸宽度打印，就应该在“页面设置”中采 用“横向”模式。如果数据记录过多，在每页顶部重复打印标题行，或在每页左侧重复打印标题 列都是必要的(可以通过页眉设置解决这个问题)。另外，如果打印的是一份决策报告，那么需 要对数据进行精炼，或者创建更少更容易理解的数据块，以便集中显示所要体现的内容，有时 候还可以从不同角度创建汇总页。

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