《Excel达人手册：从表格设计到数据可视化》_快速成为表格大师_6.1 表格自身要管理

【摘要】 本书摘自《Excel达人手册：从表格设计到数据可视化》一书中第6章，第1节，由福甜文化组编。

第6章 表格、数据都要管

知识要点

● 表格顺序要流畅

● 配套表格要齐全

● 多字段排序整理法

● 字段显示列 A、B 、C

● 汇总项数据选择不能靠蛮力

● 突显整条数据项

● 类型和值的设置，更符合实际要求

● 表格类别要简洁

● 一步排序整理法 自定义排序

● 无意义的汇总最好别做 自由分组归类

6.1 表格自身要管理

6.1.1 表格顺序要流畅

领导或客户评判制表者制作的表格好不好，不仅仅是看数据计算得对不 对、数据分析到不到位，还会凭感觉来判定。相信有很多朋友得到过很多“不 错”"非常不错"的评论，但始终得不到“好”"非常好"的评论，这是为什么 呢?这就是潜在的逻辑思维。

一个工作簿，怎样让领导或客户感觉“好”呢?很简单，只要做到表格放 置顺序符合数字大小、字母排列顺序以及习惯思维即可，如1～12 月、 A～C 组、东南西北等。下面是几组表格顺序整理前后的对比图。一些朋友可能会问，表格顺序不对，怎么调整呢?很简单，直接拖动工作 表标签即可，方法如下：将鼠标指针放到需要移动位置的工作表标签上，按住 鼠标左键不放，将其拖动到目标位置后，释放鼠标，如下图所示。

6.1.2 表格类别要简洁

工作簿中的表格类别要简洁，主要体现在3点： 一是只有同类表格；二是 表格项目性强；三是表格命名方式统一。

第1点很好理解，工作簿中只有同类表格，如考勤工作簿中，就只有月份、 季度或年度考勤表格，没有其他数据表格。如下图所示两张图片因为工作簿中 有其他不同类表格造成工作簿不简洁(初学者容易犯这项错误)。

对于工作簿中的多余表格，最直接的方式是将其删除(若考虑数据会被再 次用到，可将表格数据先复制到其他工作簿中保存),方法如下：在工作表标签 上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“删除”命令，在打开的提示对话 框中单击“删除”按钮，如下图所示。

对于第2 点(表格项目性强),有的工作簿中的表格非常零散，把同一项 目中的字段数据放置在多张表格中，导致表格膨化、断裂，其实只用较少的表 格就能合理放入所有字段数据。如下图所示为多个断裂式数据表格，导致工作 簿表格冗余(Excel 不支持这种数据库式的表格放置方式，因为Excel不会为第 三方软件提供数据查询接口),从而使得工作簿相对不简洁。

一种有效的解决方法是，按表格制作逻辑将多个工作表中的相关字段，安 排在对应的表格中，如下图所示，可将“加班人员”表与“加班时间”表合并 成一张表，甚至可以将3张表完全合并成一张表。

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