达人之路·《高效办公应用宝典公式·函数与VBA》_1.3 公式和函数的用途

【摘要】 本书摘自《高效办公应用宝典公式·函数与VBA》一书中第1章，第3节，创客诚品编著。

1.3 公式和函数的用途

Excel的公式和函数究竟有哪些作用呢?最终可总结为以下两点：第一，使用公式和函数最明显最直观 的目的是数据的计算；第二，确立数据关系，并用公式结果描述出来，也就是人们常说的数据分析。

1.3.1 强大的计算能力

不管是简单还是复杂的计算，使用公式和函数都能够轻松计算出结果。假如用户手上有一份包 含上万条数据的报表，要对这上万条数据进行计算，如果光靠计算器来算，排除出错率不说，光是 敲数字都不知道要敲到何年何月了。但是如果使用公式来计算就不一样了，再多的数据，只要一个 公式就能完美解决。

下图是一份2016～2017年度的乳粉销售报表，要计算总这两年的总销售数量和销售总金额，用 公和函数来操作就太简单了，分分钟就能得出准确结果。如果只想计算某一类产品的总销量该怎么操作呢?方法有很多种，可以先筛选出该产品，然后 再进行计算。例如计算“甜藕粉”的销量，首先为报表建立筛选，然后筛选出“甜藕粉”,如下左 图所示。最后再利用公式计算出可见单元格的总和

其实最简单的方法是只要一个公式就能计算出“甜藕粉”的总销量。几种方法对比后会很明显 地发现公式和函数在数据计算方面的优势，如下左图所示。

有的时候甚至不用输入公式就可以查看到计算结果。选中一个数据区域，在Excel 底部状态栏 中就可查看到平均值、计数和求和结果，能够对数据结果进行快速浏览1.3.2 便捷的数据分析和处理能力

①统计

公式和函数对数据的分析是建立在计算的基础上，数据分析的结果也是计算的结果。下图所示 的是使用公式建立的查询表，在单元格B6中输入需要查询的天气， C6 单元格中的公式就会自动计 算出一个月中该天气的总天数。

②查询

在Excel中使用函数制作查询表的案例数不胜数，下面是利用VLOOKUP函数制作的简单的订 单查询表。在输入订单编号之前待查询的单元格中显示为空白，输入订单编号后和该订单编号相关 的所有信息都会自动出现在单元格中。

③分析

在使用公式分析数据时常用文字返回最终结果，这样更加直观。下面两张图分别使用IF函数对 患者血糖值和血压值进行了分析，结果一目了然。

④替换

使用公式和函数还可以完成平时必须要使用替换功能才能完成的工作，如下左图所示。使用公 式得到替换结果后，可以使用“值”方式覆盖原数据，然后删除公式，如下右图所示。

在遇到一些“查找和替换”对话框无法完成的替换时，公式就能发挥其真正的作用了。下面两 张图是按字符位置进行替换的效果。下左图替换指定字符串的前两个字符，下右图替换指定字符串 的最后6个字符。

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