跟着一起学《Excel VBA跟卢子一起学 早做完 不加班 基础入门版》_减负不加班 Excel 的自动化

【摘要】 本书摘自《Excel VBA跟卢子一起学 早做完 不加班 基础入门版》一书中第1章，第1节，韩小良著。

第1章 减负不加班，Excel 的自动化

现在国内使用频率最高的办公软件提供商有：微软 Office、 金山 WPS、永中 Office 等。本书主要针对大众基数较高的微软 Office, 后文将简称为Office, 且作为使用对象进行内容展开。

在数据的录入、整理、归类、统计使用中当属Excel最为普及。 只要要处理数据时第一时间想到的都是快速、灵活的 Excel。现 在Office的最新版本为Office 365,但这个不是我们今天要说 的重点。今天我们主要说的是——在现今 Office Excel 版本更新 功能越来越强大、越来越智能化的情况下，如何使得 Excel能更 自动化地为我们节省更多的精力和时间，做到可以少加班或不 加班；同时可以让我们有更多的时间学习自己需要的知识或做 自己感兴趣的事情，使我们的生活更加多姿多彩。

Excel 提供了很多功能，为整理统计数提供了很多便利。但 是某些情况下想要将繁琐冗长的操作简化为一键操作，这样不 仅可以节省工作时间，也减轻了工作强度，那么我们要如何做 到呢?

1.1 减轻工作量的一键自动操作

先以几个在工作中经常遇到实例来说明一键自动化操作的好处，这里先不用认识这些语句 代码的具体意义及作用，只需要知道可以通过其他途径把原来烦琐、冗长、无趣的操作，简化 成自动化的操作。

一键制作工资条

图1-1为手工制作工资条过程的流程示意图。

平时发工资后我总会找人事部的同事了解我上个月的工资明细，这个是很稀疏平常的事情。咱也只是去问问，同事也只需要打开对应的工资薪酬表，筛选查找下对应人员的名字就可以看到明细了。但是，公司规定每月发工资后，员工都可以到人事部索要自己的工资条，这个也没有什么不妥吧?这对于一个员工来说是没错，但是对于人事部的同事来说，悲伤可能就大了。如此几个步骤循环在少量员工情况下人力应付有余，但是如有成百上千个员工呢?这个就 是纯粹的体力活。那我们是不是有其他更好的方法来处理这类事情呢?答案是肯定有。方法有 4种：技巧、嵌套组合函数、邮件合并，还有就是平时听到最多的宏。那么前3种方法各有什么特点?

技巧——对 Excel 的功能比较熟悉、操作逻辑明晰，才能找到适合的方法技巧对工资表内 容进行操作。工资条的技巧先通过复制一定数量的标题单元格区域至最后一个员工的行后面， 在工资区域的最后列增加一个排序辅助列；然后在员工有效范围内输入序号1～5,将标题整 行复制为序号的次数，最后通过按排序辅助列进行升序排列，就可以获得需要的工资条，具体 效果如图1-3所示。

使用技巧可以很快完成需要的样式，但是如果是双标题的工资条呢，还需要每行标题前隔 一空白行，这样需要更多的技巧，这里就不再赘述了。只需要打开浏览器后在搜索栏输入【工 资条的制作】,就能出来好多资料。

无言：先给大家介绍一条制作单标题隔一行空白行的Excel嵌套函数公式：

=IF(MOD(ROW0,3),OFFSET(Sheet1!SAS1,(MOD(ROW)-1,3)>0)*ROUND(ROWO/3,),COLUMN(AI)-1),)

这一大串函数组合，在部分朋友眼中如同天书，但通过学习和使用函数，会发现它的强大 的功能。接下来说说函数的优点：相对于技巧而言，函数具有更多的灵活性，可以在熟悉、理 解函数的功能及作用的情况下，通过合理的组合，获取需要的运算结果(公式只能获取值，并

不能改变单元格的样式),函数在Excel 中的功能强大，被广泛使用。

但是函数公式的缺点也是很明显的：函数组合的通用性有时具有很强的针对性，需要用户 理解和学习；在使用了大量公式，特别是嵌套的数组公式后，每次执行计算的时候，因计算量 过大，卡(宕)机时有发生。

函数确实也有很多神奇的地方，所以不管能使用多少个函数，很大一部分朋友都会感觉函 数的神奇、厉害。怎么学会用函数呢?特别对于需要使用更进一步的数组公式时，有些人更是 一头雾水。

刚才说到了 Excel函数公式只能改变值或获取计算结果，也就是说，得出结果后还需手 工设置 Excel 单元格相关区域的格式：单元格格式、边框、字体、字号、行高、列宽等内容， 也不算便捷。使用函数公式制作的工资条效果如图1-4所示。

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