《Excel VBA+SQL数据管理与应用模板开发》_工作效率UP!_7.0 开发个性化合同管理系统

【摘要】 本书摘自《Excel VBA+SQL数据管理与应用模板开发》一书中第17章，第1节，韩小良著。

7.0 带你实战：开发个性化合同管理系统

在前面几章中，我们介绍了ADO 和 SQL 技能，并结合一个简单 的员工信息管理和查询模板，介绍了开发自动化数据管理模板的基本思 路和方法。本章我们将带您走入真正的实战篇，结合一个小型的个性化 合同管理系统，来巩固学到的知识和技能，从而为您在实际工作中根据 企业具体情况开发各种实用的小模板打下良好的基础。

7.1 合同管理的基本架构设计

合同管理是比较复杂的，包括供货商管理、合同管理、发票管理、付款管理等， 同时还要对合同执行情况进行跟踪，并制作各种基本的统计报表。

这里介绍的合同管理系统虽然只是抛砖引玉，但却具备合同管理的基本元素、 应用场景、设计的思路，以及步骤和技能，对您设计具体的合同管理系统有很大的参考价值。

合同管理的基本要素

本合同管理案例的基本架构要素如图7- 1所示，主要包括两大部分：数据管理和统计报表。

数据管理包括供货商管理、合同管理、发票管理和付款管理4个模块，每个模块都包括 数据录入和数据查询两个子模块。

统计报表包括明细汇总和进度跟踪两个模块。明细汇总主要是根据具体需要制作合同明 细表、发票明细表和付款明细表3个子模块；进度跟踪包括合同跟踪、供货商跟踪和应付报 表3个子模块。

7.1.2 “供货商信息”表单

“供货商信息”表单结构如图7-2所示。“供货商信息”表单的基本字段包括：

● 供货商代码

● 供货商名称

● 供货范围 ● 地 区

● 合作类型 ● 联 系 人

● 联系电话 ● 备 注

其中联系人、联系人电话和备注是选填字段，其他都是必填字段。

供货商代码的编制规则是由所在地区代码(例如北京的代码是 BJ, 上海的代码是SH) 加3位连续的序号组成，如 BJ001、BJ002、BJ003、SH001、SH002 等，这3位连续的序号 是某个地区内的序号，不同的地区，都是各自从1号开始编制的。

7.1.3 “合同信息”表单

“合同信息”表单结构如图7-3所示。合同信息表单的基本字段包括：

● 合 同 号

● 合同名称

● 供货商代码

● 供货商名称

● 供 货 产 品 ● 合 同 额

● 签订日期

● 交货日期 ● 备 注

其中备注是选填字段，其他都是必填字段。

合同号的编制规则是字母CG+4 位年份数+2位月份数+某月3位合同的顺序号(每个 月的合同都是从数字1开始重新编号)。例如，2019年2月签订了3个合同，合同编号分别 为 CG-201902001、CG-201902002 和 CG-201902003。 而 2 0 1 9 年 3 月 签 订 了 5 个 合 同 ， 合 同 编 号 就 分 别 为 CG-201903001、CG-201903002、CG-201903003、CG-201903004 和 CG-

201903005

供货商代码和供货商名称从“供货商信息”表单的供货商名称列表中选择输入，这样保 证了供货商名称的准确性。

供货产品可以选用“供货商信息”表单中的供货产品数据，也可以根据具体的合同输入 具体的产品名称。

7.1.4 “发票信息”表单

“发票信息”表单结构如图7-4所示。“发票信息”表单的基本字段包括：

● 合同号

●合同名称

●单位代码

●开票单位

●开票日期

●入票日期

● 发票号

●含税总价

● 税率

● 备注

其中备注是选填字段，其他都是必填字段。

合同号从“合同信息”表单中引用，然后根据合同号自动引用输入该合同对应的单位代 码(即供货商代码)和开票单位(即供货商名称),避免手动输入引起的错误。

同一个发票可以有多张，因此在这个表单中，合同号是可以重复的。但是，发票号是唯 一的，是不允许重复的。

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