看《Excel人力资源管理实操全流程演练》如何教你做更好的表格_1.3 高效录入数据的技巧

【摘要】 本书摘自《Excel人力资源管理实操全流程演练》一书中第1章，第3节，杨小丽编著。

1.3 高效录入数据的技巧

在Excel中直接选择目标单元格即可在其中输入数据。在人力资源管理 工作中，为了减少将时间花费在录入数据的工作上，对于一些特殊的数据，可以 通过简便的方法快速、准确地录入。

1.3.1 规律数据的填充技巧

在制作的电子表格中，有时相邻的多行或者多列是有规律的数据，如面试人员编号、档案编号等，此时可以通过“序列”对话框来填充这些规律数据。 下面以在“出差旅费报销明细”表格中填充具有统计功能的序号数据为例，讲 解相关的操作方法。

1 输入数据并选择单元格区域

打开素材文件，①在A3 单元格中输入 “1”,②选择所有要填充数据的单元格 区域。

2 执行“序列”命令

①在“开始”选项卡“编辑”组中单击 “填充”按钮，②在弹出的下拉菜单中 选择“序列”命令。

3 设置填充序列参数

①在打开的“序列”对话框中选中“列” 单选按钮和“等差序列”单选按钮，其 他参数保持不变，②单击“确定”按钮

4 查看填充结果

关闭"序列"对话框后在返回的工作表 中即可查看到填充的差值为1的等差序列 数据。

序 列 填 充 说 明

如果要在某行填充序列数据，则在“序列”对话框中选中“行”单选按钮。如果在打开“序 列”对话框之前只选择了起始序号数据单元格，在打开对话框后，可以在“步长值”文本框 中设置序列间隔值，在“终止值”文本框中设置填充序列的终止值。

通过"序列"对话框填充规律数据的方法适用于填充序列较多的情况，如 果填充的规律数据不多，此时可以通过操作控制柄(选择的单元格或单元格区 域左下角的顶点)来完成快速填充。

默认情况下，拖动控制柄可以填充相同数据，如果要填充规律数据，则可以使用如下几种方法。

左键拖动控制柄填充有规律数据： 在起始单元格输入数据，选择该单元 格，①拖动其控制柄到结束单元格后释放鼠标左键，②在“自动填充选 项”下拉列表中选中“填充序列”单选按钮完成等差数据的填充，如图 1-19所示。或在起始的两个单元格输入等差序列数据，①然后选择这两个 单元格，②拖动控制柄到结束单元格后释放鼠标左键即可完成填充，如 图1-20所示。

右键拖动控制柄填充有规律数 据： 在起始单元格输入数据，使 用鼠标右键拖动控制柄，到所需 位置时释放鼠标，在弹出的快捷 菜单中选择“填充序列”命令，单元格区域也将自动填充相应的 数据，如图1-21所示。

◆ 双击控制柄填充有规律数据： 在 起始的两个单元格输入等差序列 数据，双击控制柄，程序自动填 充规律数据到结束单元格。

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