看《Excel人力资源管理实操全流程演练》如何教你做更好的表格_1.3.2 限定输入的数据

【摘要】 本书摘自《Excel人力资源管理实操全流程演练》一书中第1章，第3.2节，杨小丽编著。

1.3.2 限定输入的数据

在Excel 2016中，使用系统提供的数据验证功能可以在指定单元格或单元格 区域中限定输入的数据，通过这一功能保证数据输入的正确性的同时，还可以 提高数据输入的速度。

限定单元格中的数据有以下3种方式： 一是只允许输入指定范围的数值，二 是只允许输入指定的序列，三是根据具体情况自定义约束条件。这3种设置都是 通过“数据验证”对话框来完成的，下面分别进行介绍。

1-允许输入指定范围的数值

允许输入指定范围的数值是指设置有数据验证的单元格区域只允许接受某 一特定范围内的数据，当输入的数据不在此范围内时，数据将不被接受，并打 开错误提示对话框。

2-只允许输入指定的序列

只允许输入指定的序列是指设置有数据验证条件的单元格区域只允许输入 特定的序列数据，对于序列以外的其他数据，将不能被输入到单元格中。

下面以在“办公用品领用登记表"表中限定部门名称只能是“财务部，宣 传部，销售部，行政部，客服部"序列中的数据为例，讲解相关的操作方法。

1 单击“数据验证”按钮

打开素材文件，①选择所有部门名称单 元格区域，②单击“数据”选项卡“数 据工具"组中的“数据验证”按钮打开 "数据验证"对话框。

2 设置数据验证条件 W

①在对话框的“允许”下拉列表框中选 择“序列”选项，②在“来源”文本 框中输入允许在单元格中输入的数据 项(各项之间以英文状态下的逗号隔 开),单击“确定”按钮。

3 通过下拉列表框录入数据

① 在返回的工作表中选择设置了数据验 证条件的单元格，其右侧将出现一个下 拉按钮，单击该按钮，②在弹出的下拉 列表中选择需要的选项即可将对应的数 据快速录入到单元格中。

TIP 快速更改或删除数据的有效性

当用户需要对工作表中的多个单元格设置相同的数据验证条件时，如果要想快速更改这些设 置，则可以选择设置了验证条件的任意一个单元格，在“数据验证”对话框重新设置验证条 件，并选中“对有同样设置的所有其他单元格应用这些更改”复选框，如图1-22所示。单击

“确定”按钮即可一次性更改该工作表中具有相同验证条件的所有单元格。

3-自定义约束条件

在“数据验证"对话框的"允许”下拉列表框中有整数、小数、序列、

日期、时间、文本长度这几种系统内置的有效性类型，如果无法满足用户的需 要，则可以在该下拉列表框中选择“自定义”选项，通过用户输入自定义公式 来设置数据的约束条件。

下面以在“员工档案管理表”表中限定身份证号码的唯一性为例，讲解自 定义约束条件的相关操作方法。

版权声明：本文内容由网络用户投稿，版权归原作者所有，本站不拥有其著作权，亦不承担相应法律责任。如果您发现本站中有涉嫌抄袭或描述失实的内容，请联系我们 18664393530@aliyun.com 处理，核实后本网站将在24小时内删除侵权内容。