看《Excel人力资源管理实操全流程演练》如何教你做更好的表格_4.4.3 一键录入考评结果

【摘要】 本书摘自《Excel人力资源管理实操全流程演练》一书中第4章，第4节，杨小丽编著。

4.4.3 一键录入考评结果

在面试表中，应及时为应聘人员的表现给出评定或评分，如优秀、良好、 一般或差等，这些是非常常见的，也是必要的。其实这种评定(评分)方式， 并不需要我们采用手动录入的方式，可以通过相应的键实现，如按【1】键给出 "优秀"评价， 【2】键给出良好等。

在Excel中当然没有这样的默认功能，需要用户进行手动设置。作为一名优 秀的HR, 这个技巧非常值得掌握，这里主要涉及了Excel中的数据更正功能，使 用该功能即可实现数据一键录入。

下面以在“面试评价表”素材文件中分别制定4个数字键【1】、 【2】、 【3】和【4】,代替“优秀”、 “良好”、 “ 一般”和“较差”,实现评定的 快速输入为例，来讲解相关操作，具体操作步骤如下。

1 单击“选项”按钮

① 打开“面试评价表”素材文件，单击 “文件”选项卡，②在打开的界面中单击“选项”按钮即可。

2 单击“自动更正选项”按钮

①在打开的 “Excel选项”对话框中单击 "校对”选项卡，②单击右侧的“自动更正选项"按钮。

TIPS: 自动更正功能的作用

用户在制作表格时，可能没有时间检查输入错误，但仍然希望工作表完美无缺。自动更正即 为解决方案；内置的校对工具，可以自动纠正常见的输入错误、拼写错误，语法错误和大小 写错误。

3 添加第一条数据

①在打开的“自动更正”文本框中单击 “自动更正”选项卡，②在“替换”文本框中输入“1”,③在“为”文本框中 输入“优秀”,④单击“添加”按钮。

4 添加第二条数据

①在“替换”文本框中输入“2”,②在 “为”文本框中输入"良好”,③单击 “添加”按钮。

5 添加其他的数据

①继续录入其他两条数据，②录入完成 后依次单击“确定”按钮即可完成自定 义自动更正数据的录入，并自动返回到 工作表中。

6 录入评价信息

①将文本插入点定位到B3单元格中，输 入“1”,②单击其他单元格，③即可查 看到文本“1”自动变为了“优秀”。

7 录入所有评价信息

以同样的方法为其他的评定项目快速录 入评价信息，其效果如右图所示。

完成各项评价的录入后，其最终效果展示如图4-13所示，从该图中可以清 晰地查看到HR 对面试者的各项评价项目的具体意见。且在评价内容时，只需要 输入“优秀”“良好""一般”和“较差”对应的“1”“2”“3”和“4”, 系统就会自动将其转换为具体的评价信息。

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